Работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225).

Здесь необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует предоставить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. Причем чаще всего инспектор сначала задает вопрос о том, кто ведет трудовые книжки работников и при этом просит представить его лично. И уже после этого просит показать приказ, подтверждающий, что именно этот работник отдела кадров уполномочен вести трудовые книжки.

В случае отсутствия данного приказа государственный инспектор труда обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до крайности.

Последствия нарушения законодательства о труде (ст. 5. 27 КоАП РФ):

Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда:

1) для лиц, ранее подвергшихся административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, это нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

2) наложение административного штрафа на организацию в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Издавая такой приказ, руководитель предприятия не должен ограничиться только указанием должности – «возложить ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек на инспектора по кадрам». Необходимо указать еще и фамилию, имя, отчество, поскольку речь идет о наделении специальными полномочиями конкретного лица .

В приказе (распоряжении) необходимо также отметить, что в случае направления ответственного работника в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются начальнику отдела (Рис. № 1).

Рис.1 Образец приказа о назначении ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек

В данном приказе крайне нежелательно распределять функции, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек между несколькими работниками. Например, за одним инспектором по кадрам закреплена функция по заполнению трудовых книжек, а за вторым – функции по учету и хранению. Потому, что с одной стороны, это противоречит «Правилам ведения трудовых книжек», согласно которым работодатель должен назначить одно специально уполномоченное лицо. С другой – ослабляет контроль за выполнением приказа.

В случае увольнения работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не будет найдена замена. Кстати, работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не вносит в свою книжку записи и не заверяет их – записи заверяются или руководителем предприятия или специально выделенным на эту разовую кадровую операцию работником.

Передача полномочий по ведению, учету и хранению трудовых книжек увольняющегося работника, оформляется соответствующими приказами:

– при переводе на вакантную должность другого работника ответственность по ведению, учету и хранению трудовых книжек отражается в приказе о переводе (рис.2);

Рис.2 Образец приказа о переводе на вакантную должность инспектора отдела кадров с возложением ответственности по ведению, учету и хранению трудовых книжек

– если на работника , чья трудовая функция не связана с трудовыми книжками (например, офис – менеджер), на условиях совмещения возлагается обязанность увольняемого работника по ведению, учету и хранению трудовых книжек , то передача полномочий закрепляется в приказе о совмещении должностей (рис.3);

Рис.3 Образец приказа о совмещении должностей с закреплением обязанностей по ведению, учету и выдачей трудовых книжек

– если эти полномочия возложены на второго инспектора по кадрам , то при этом издается специальный приказ (рис.1).

2. Образец новой трудовой книжки

Рис.4 Титульный лист трудовой книжки

Рис.5 Форма трудовой книжки

Рис.6 Форма вкладыша трудовой книжки

Рис. № 7 Форма разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»

3. Оформление трудовой книжки

Давайте подробно рассмотрим, как заполняется трудовая книжка. Если работнику впервые заводится трудовая книжка, то она заполняется только в присутствии этого работника уполномоченным представителем администрации предприятия. Записи вносятся перьевой, шариковой, гелевой ручкой или ручкой-роллером, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки и заверяются подписью специально уполномоченного лица и печатью.

Трудовая книжка ведется на русском языке (государственном). Однако на территории республики, входящей в состав Российской Федерации и установившей свой государственный язык – на русском языке и на государственном языке этой республики.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш), о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении работники службы персонала обязаны ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке, в которой повторяется точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Оформление титульного листа

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки (рис.8):

1) фамилия, имя, отчество работника записывается полностью (без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

2) дата рождения указывается полностью на основании паспорта, свидетельства о рождении или иного документа, удостоверяющего личность. Например, «12 июля 1968 г.»;

3) сведения об образовании указываются на основании соответствующего документа (аттестата, удостоверения, диплома, студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т. п.). Все сведения записываются согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО):

– основное общее образование – работник окончил среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию;

– среднее (полное) общее образование – работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их;

– начальное профессиональное образование – работник окончил профессионально-техническое училище или приравненные к ним учебные заведения;

– среднее профессиональное образование – работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж)

– неполное высшее образование – работник, окончивший три курса высшего учебного заведения;

– высшее образование;

– послевузовское образование.

4) профессию и специальность указывают на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или другого надлежаще оформленного документа.

Дата заполнения трудовой книжки также указывается полностью, как и дата рождения.

Рис.8 Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

После чего работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. А лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек ставит свою подпись в конце первой страницы (титульный лист) трудовой книжки. Слово «разборчиво» означает, сто фамилия ответственного лица должна быть указана без графических сокращений и объединений с инициалами. После этого в специально обозначенном месте (М.П.) проставляется оттиск печати службы персонала, а в случае отсутствия таковой, оттиск печати предприятия.

Порядок внесения изменений в записи на титульном листе

Изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения производятся администрацией по месту работы на основании документа (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату выдачи этих документов.

Изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. При этом прежняя фамилия, имя, отчество или дата рождения зачеркивается одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью службы персонала (рис. 7, 8).

Рис.9 Образец внесения изменений в графе «фамилия» титульного листа трудовой книжки

Рис.10 Образец внесения изменений в графе «Дата рождения» титульного листа трудовой книжки

Изменение (дополнение) записей о полученном новом образовании, профессии, специальности производится путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей. Например, если у работника было начальное профессиональное образование, а он закончил колледж, то соответственно его образование стало среднее профессиональное. В графе «Образование» через запятую указывается «среднее профессиональное» (рис.11).

Рис.11 Образец внесения изменений в графе «Образование» титульного листа трудовой книжки

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Все сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, награждении вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.

Даты во всех разделах трудовых книжек записываются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 декабря 2005 года, в трудовой книжке делается запись: «12. 12. 2005».

Все записи, вносимые в трудовую книжку, нумеруются (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника) и производятся аккуратно и подробно, без сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д.

Не надо заверять подписью и печатью каждую запись, вносимую в разделе «Сведения о работе». Подпись ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек, и печать предприятия (службы персонала) проставляется только после записи об увольнении.

Внесение записей в трудовую книжку нового сотрудника начинается с записи наименования предприятия. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование предприятия, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Причем данная запись не нумеруется. Например, если у организации ОАО «Фирменные колбасы» есть сокращенное наименование, т. е. в уставе организации записано, что ее сокращенное наименование – ОАО «ФК», то в соответствии с п. 3. 1 Инструкции после полного приводится это сокращенное наименование (рис.12).

Рис.12 Образец внесения записи наименования предприятия в трудовую книжку

Далее вносится запись о приеме на работу, для чего в графе 1 проставляется номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (рис.13).

Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (по отраслям), Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов или в соответствии со штатным расписанием.

В случае если выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением льгот или определенных ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В противном случае, работник лишается права на данные льготы (например, льготной пенсии).

Рис.13 Образец записи о приеме на работу в трудовую книжку

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Во время своей трудовой деятельности работник может повысить свой разряд или класс (водитель) о чем в трудовой книжке производится соответствующая запись (рис.14).

Рис.14 Образец записи в трудовой книжке об изменении разряда

Кроме того, работник может освоить вторую специальность (профессию) о чем в трудовую книжку вносится запись с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, наладчику оборудования в производстве пищевой продукции была установлена вторая профессия «Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования» с присвоением 3-го разряда. В данном случае в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается соответствующая запись, в графе 4 указывается номер удостоверения и дата выдачи (рис.15).

Рис.15 Образец записи в трудовую книжку об установлении второй профессии

В случае если при установлении второй профессии на работника приказом возлагаются обязанности по выполнению этих работ (рис.16), то в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки делается следующая запись (рис. 17).

Рис.16 Образец приказа об установлении второй профессии с возложением дополнительных обязанностей

Рис.17 Образец записи в трудовую книжку об установлении второй профессии с возложением дополнительных обязанностей

Довольно часто в штатное расписание вносятся дополнения или изменения в части наименования должностей (профессий) в связи с соответствующими изменениями или дополнениями, вносимыми в квалификационные справочники. Эти изменения (дополнения) вносятся в трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (рис.18) в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата изменения должности (профессии), в графе 3 делается соответствующая запись, а в графе 4 указывается номер приказа, которым вносятся изменения в штатное расписание.

Рис.18 Образец записи в трудовую книжку о внесении изменения наименования должности

Внесение записи о переименовании предприятия в трудовую книжку

В последнее десятилетие довольно часто происходят переименования организаций. Эти переименования необходимо отражать в трудовых книжках работников данных организаций. В этом случае отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается соответствующая запись (рис.19). В графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. В данном случае присвоение номера записи и дата ее внесения не производится.

Рис.19 Образец записи в трудовой книжке о переименовании предприятия

Внесение записи о времени службы в составе Вооруженных сил России

Согласно п.21 Правил в трудовую книжку по основному месту работы вносятся записи о времени военной службы в соответствии с ФЗ «О военной обязанности и военной службе», службе в органах внутренних дел и таможенных органах.

Время службы в Вооруженных Силах России определяется по записи в военном билете (дата и номер приказа Министра обороны России о призыве на военную службу и увольнении с нее) (рис.20).

Рис. 20 Образец внесения записи о времени службы составе Вооруженных сил России

Внесение записей о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Внесение записей о непрерывном трудовом стаже

Внесение записей о непрерывном трудовом стаже в трудовую книжку производятся в следующих случаях:

– если непрерывный трудовой стаж восстановлен в установленном порядке.

Согласно п.23 Правил ведения трудовых книжек внесение записи о восстановлении непрерывного стажа в трудовую книжку работника производится по последнему месту работы в следующей последовательности. В графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на документ, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (рис.21);

Рис.21 Образец внесения записи в трудовую книжку о восстановлении непрерывного стажа

– если время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж (например, у лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ).

Согласно п.23 Правил ведения трудовых книжек в трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовую книжку по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующая запись вносится в трудовую книжку на том предприятии, куда он был принят или направлен. Запись производится в следующей последовательности.

В графе 1 раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его издания и номер (рис.22).

Рис.22Образец внесения записи в трудовую книжку о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж

Внесение изменений в трудовую книжку

В случае выявлении в трудовой книжке неправильной или неточной записи сведений о работе, ее исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена ошибочная запись или работодателем по новому месту работы на основании документа выданного работодателем, допустившего ошибку. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

Однако в случае если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения о работе должны полностью соответствовать подлиннику приказа (распоряжения), а при их утрате – другому документу, подтверждающему соответствующие сведения о работе (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работников, личные карточки, расчетные ведомости, лицевые счета по заработной плате и др.).

Согласно п.29 Правил ведения трудовых книжек свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением:

– записей, в отношении которых имеется судебное решение;

– случаев массовой утраты трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.). В случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Исправление и зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях (поощрения)» не допускается.

Внесение изменений в трудовую книжку производят следующим образом (рис.23). После последней в данном разделе записи указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи , а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись, а в графе 4 указывается:

1. Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку (рис.23);

Рис.23 Образец внесения изменения записи в трудовую книжку

2. Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. Например, в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом в трудовую книжку вносят следующие записи:

– при восстановлении на прежней работе (рис.24):

Рис.24Образец внесения записи в трудовую книжку о восстановлении на работе

– при изменении формулировки причины увольнения (рис.25):

Рис.25 Образец внесения исправления в трудовую книжку

В данной ситуации необходимо помнить, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Заполнение раздела «Сведений о награждениях»

Руководитель предприятия имеет право поощрять и награждать работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). Все виды награждений и поощрений в обязательном порядке вносятся в трудовую книжку. Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек к ним относятся следующие виды награждения за трудовые заслуги:

а) награждения государственными наградами, в т. ч. присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) награждения почетными грамотами, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимое предприятием;

в) другие виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.

«Инструкция по заполнению трудовых книжек» предусматривает следующий порядок внесения сведений о награждении. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Причем данная запись не нумеруется. Далее в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, а в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (рис.26).

Рис.26 Образец записи в трудовой книжке о награждении ценным подарком

Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками, указанными в приказе (распоряжении) о расторжении трудового договора, и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.

Затем, вместе с работником нужно проверить, правильно ли внесены записи о приеме на работу, о переводах, о присвоении квалификации, о поощрениях (награждениях) и об увольнении. Если же будет обнаружена ошибка, то необходимо внести соответствующие исправления.

После чего согласно п.35 Правил ведения трудовых книжек все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на данном предприятии, в т. ч. в разделе «Сведения о награждениях (поощрениях)», заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью предприятия или службы персонала, а также подписью самого работника (рис.27). Своей подписью работник выражает свое согласие с внесенными в трудовую книжку записями, подтверждающими его трудовую деятельность на данном предприятии.

Рис.27 Образец оформления трудовой книжки при увольнении работника

В случае отказа увольняющегося работника от проставления своей подписи в трудовой книжке, ему необходимо разъяснить, что согласно п.35 Положения о ведении трудовых книжек он обязан поставить свою подпись в трудовой книжке после ознакомления с имеющимися там записями. Если все же работник откажется ставить свою подпись в трудовой книжку, то составляется соответствующий акт (рис.28).

Рис.28 Образец акта об отказе от подписи в трудовой книжке

При заполнении трудовой книжки на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (прекращении трудового договора). Согласно п. 6. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с увольнением по собственному желанию с 10 декабря 2005 года последним днем работы является 10 декабря 2005 года. В данном случае запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10. 12. 2005), в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращении трудового договора), в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении (рис.29).

Рис.29 Образец внесения записи об увольнении в трудовую книжку

В случае расторжения трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (рис.30).

Рис.30 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность в трудовую книжку

Рис.31 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет в трудовую книжку

В случае задержки выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в данном случае считается день выдачи трудовой книжки.

Однако в случае если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. При этом пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (рис.32).

Рис.32 Образец внесения записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника трудовую книжку

Особенности внесения записей об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

Если работник уволен в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника (рис.33) или с его согласия (рис.34).

Рис.33 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю по просьбе работника в трудовую книжку

по просьбе работника » применяется, когда работник по собственному желанию переходит на работу в другую организацию.

Рис.34 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю с согласия работника в трудовую книжку

Формулировка: «Увольнение в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю с его согласия » применяется, в случае, когда работника переводят в другую организацию.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а также, при его наличии, сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. При этом необходимо указать, что работник принят (назначен) в порядке перевода и из какой организации (рис.35).

Рис.35 Образец внесения записи о приеме на работу в порядке перевода в трудовую книжку

В случае если работник увольняется в связи с переходом на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (рис.36).

Рис.36 Образец внесения записи об увольнении в связи с переходом на выборную должность в трудовую книжку

При оформлении трудовой книжки на новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия (рис.37).

Рис.37 Образец внесения записи об избрании на должность в трудовую книжку

Особенности оформления трудовой книжки генерального директора (директора)

Как следует из положений ст. 16, 17, 19 и 275 ТК РФ трудовой договор с лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества, заключается после избрания (назначения) его общим собранием участников общества на должность генерального директора (директора) на срок, определенный уставом общества. Трудовой договор подписывает от имени общества, как правило, председатель общего собрания участников общества, на котором был избран (назначен) генеральный директор (директор) или уполномоченный на это решением общего собрания участников общества (что в обязательном порядке должно быть отражено в протоколе общего собрания общества).

В Инструкции по заполнению трудовых книжек, к сожалению, отсутствуют какие-либо положения, отражающие порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу (увольнении с работы) лиц, избранных (назначенных) на должность генерального директора (директора) предприятия. В данном случае можно предложить два варианта решения этой проблемы.

1) По общему правилу, первым приказом, который издает после своего избрания (назначения) генеральный директор (директор), является приказ о вступлении в должность. В качестве основания приказа указывается решение общего собрания участников общества об избрании (назначении) руководителя данного предприятия со ссылкой на протокол общего собрания, и заключенный в связи с этим срочный трудовой договор.

Согласно п. 10 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» все записи о выполняемой работе и увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Поэтому, исходя из буквального понимания данного правила, в трудовой книжке генерального директора (директора) должен быть указан упомянутый выше приказ о вступлении в должность (рис.38).

Рис.38 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку

2) В кадровом делопроизводстве за последнее десятилетие сложилась практика, когда при внесении записи в трудовую книжку в качестве основания приема на работу указывается протокол общего собрания об избрании (назначении) на должность руководителя организации (рис.39).

Рис.39 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку

Здесь возникает закономерный вопрос – как правильно оформить трудовую книжку при увольнении руководителя предприятия. Записи в трудовую книжку при увольнении генерального директора (директора) делаются в обычном порядке, как и для всех остальных работников. Оформление увольнения зависит от того, по какому основанию он расторгает свой трудовой договор (ст. 77 ТК РФ, ст. 278 ТК РФ).

В соответствии с п.5 Инструкции по заполнению трудовых книжек запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовую книжку производится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя . Поэтому основанием для увольнения генерального директора (директора) наравне с приказом (распоряжением) являются и другие документы (например, решение Совета директоров данной организации, если этот вопрос относится к их компетенции) (рис.40)

Рис.40 Образец внесения записи об увольнении руководителя организации в трудовую книжку

Конституционный суд РФ подтвердил правомерность порядка расторжения трудовых договоров с руководителями предприятий и организаций. Суд отметил, чтост.278 ТК РФ и ст.69 Закона РФ «Об акционерных обществах», в соответствии с которыми договор с руководителем может быть расторгнут по решению собственника, не противоречит Конституции РФ.

Особенности оформления трудовой книжки совместителя

Согласно ст. 66 ТК РФ запись в трудовую книжку о приеме на работу по совместительству вносится по основному месту работы по желанию работника, на основании документа (рис. № 41), подтверждающего работу по совместительству.

Однако нигде не уточняется, должно ли быть выражено желание в письменной или устной форме. Поэтому не будет лишним, если работник напишет заявление с просьбой внести соответствующие записи в его трудовую книжку.

Рис. № 41 Образец справки, выдаваемой по месту работы

Внесение записи в трудовую книжку при приеме на работу по совместительству имеет свою специфическую особенность. Давайте подробнее разберем этот вопрос на следующем примере.

В данном случае основное место работы Сидоровой Ольги Ивановны в отделе охраны ОАО «Металлоптторг». Режим работы – сутки через трое. Иван Ильич в свободное время хочет работать на нашем предприятии. Он выразил желание, чтобы в его трудовую книжку внесли сведения о работе по совместительству. Для этого мы обязаны выдать ему документ, подтверждающий его работу по совместительству (справку о работе на нашем предприятии или заверенный надлежащим образом приказ о приеме на работу). На основании выданного документа по месту основной работы (ОАО «Металлоптторг») будет сделана в трудовой книжке следующая запись.

Внесение записи в рудовую книжку производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер (рис.42).

Рис. № 42 Образец записи работы по совместительству в трудовую книжку.

При оформлении внутреннего совместителя запись в трудовую книжку вносится в том же порядке, что и внешнего совместителя, за исключением того, что неуказывается наименование организации (рис.43).

Рис.43 Образец внесения записи о приеме на работу внешнего совместителя в трудовую книжку

Согласно ст. 288 ТК РФ кроме оснований, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, трудовой договор с лицом, работающим по совместительству, может быть прекращен в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной (рис.44).

Рис.44 Образец внесения записи об увольнении (расторжении трудового договора) совместителя в трудовую книжку

Оттиск печати ставится только после увольнения совместителя с основного места работы.

Особенности заполнение трудовых книжек осужденных лиц

В соответствии со статьей 104 Уголовно-исполнительного кодекса России время привлечения осужденных к оплачиваемому труду засчитывается им в общий трудовой стаж . Документом, подтверждающим время работы осужденного в местах лишения свободы, является трудовая книжка, а при ее отсутствии – справка, выдаваемая администрацией исправительно-трудового учреждения. Форма такой справки закреплена в приложении к Инструкции о порядке учета времени работы осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы, засчитываемого в общий трудовой стаж, утвержденной приказом МВД РФ от 14 декабря 1992 г. № 453.

Данное время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж и об этом в трудовых книжках производится запись (см. «Внесение записей о непрерывном трудовом стаже»).

4. Вкладыш в трудовую книжку

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» или раздела «Сведения о поощрениях», трудовая книжка дополняется вкладышем, который вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Титульный лист вкладыша в трудовую книжку оформляется также как и титульный лист трудовой книжки (рис.45).

Рис.45 Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш», с указанием серии и номера выданного вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер следующего выданного вкладыша.

5. Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов);

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.);

– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными;

– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления;

– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).

Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).

Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).

Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).

Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или службой персонала возвращаются их владельцу. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.

6. Порядок выдачи копии трудовой книжки

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее 3 дней со дня подачи письменного заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Данные копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно (рис.50).

Рис. № 50 Образец отметки о заверении копии

Правила ведения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривают возможность выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении. Если же сотрудник службы персонала выдаст работающему работнику трудовую книжку, то он тем самым нарушит Правила ведения трудовых книжек, а т. к. данный документ относятся к актам трудового законодательства, то работник службы персонала может быть привлечен к ответственности в установленном порядке.

7. Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия как бланки строгой отчетности, и выдается на руки работнику только при его увольнении. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

8. Учет трудовых книжек

Рис.51 Образец приходно-расходной книги

По учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек на предприятии ведется следующая документация:

а) приходорасходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (рис.51).

В данную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (рис.52).

Рис.52 Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется службой персонала или другим подразделением предприятия, оформляющим прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

Приходорасходную книгу и книгу учета движения трудовых книжек необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью руководителя организации и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Ежемесячно бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы организации. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

При оформлении работнику новой трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением следующих случаев:

1 При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства)

2 В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Если таковые документы в фирме не ведутся, то это серьезное нарушение закона.

Доказать наличие трудового стажа за этот период работы будет невозможно, а значит он не будет учтен при начислении пенсии. Поэтому знать, как заполняется трудовая книжка, необходимо всем работающим.

В статье представлена инструкция о порядке заполнения трудовых книжек.

ТК – документ, касающийся трудовой деятельности человека.

Все вопросы, относительно порядка ее ведения, оговорены в Трудовом кодексе и соответствующих правительственных Постановлениях (№ 225 от 16.04.2003 г.), Постановлении и Письме Минтруда РФ (№ 69 от 10.10.2003 г.ст.5.27 ; № 656-6-0 от 18.03.2008 г.).

Ответственные лица

Ответственность за наличие трудовых книжек, оформленных каждому работнику предприятия, ложится на плечи руководителя предприятия.

Руководитель издает приказ о назначении работника, отвечающего за правильное заполнение, учет и хранение этих документов. Им же назначается другой работник, который может подменить главного ответственного во время его отсутствия. Обычно это работники кадровой службы (ОК).

Требования к ведению трудовой книжки

Общие сведения

ТК заводится на каждого сотрудника, проработавшего на фирме не менее 5 дней. Для них эта работа должна быть основной.

Это также и сезонные, временные и внештатные трудящиеся, на которых тоже распространяется социальное страхование.

Записи в ТК делаются полностью, без сокращений (во избежание их неправильного прочтения), синим, фиолетовым или черным шрифтом.

Каждая из записей начинается с отдельной строки и снабжается своим порядковым номером. Даты в них отображают так:

• день и месяц – 2 цифры;
• год – 4 цифры.

Ведется ТК на государственном языке РФ. А на территориях автономных республик она может вестись на двух языках – русском и национальном.

Состоит ТК из трех разделов:

• В первом – на титульном листе – отражаются сведения о работнике – его фамилия, имя и отчество в именительном падеже без сокращений. Также здесь указывается его образование, профессия или специальность. Организация, выдающая ТК, ставит на этом листе печать.
• Второй — данные о работе сотрудника.
• Третий — содержит сведения о его награждениях.

В двух последних разделах обязательно указываются документы, на основании которых делается каждая запись. Обычно это номера соответствующих приказов с их датами.

Правила и порядок заполнения трудовой книжки

В раздел «информации о работе» вносятся все данные о поступлении, перемещении, учебе во время работы, связанной с повышением квалификации, службе в армии или других специальных структурах и т.п.

Также отображаются здесь сведения о переименовании предприятия или отдельной его структуры, данные об увольнении работника и другие.

Причем последние сведения удостоверяются ни только подписью ответственного лица, но и самого работника.

В графу для записи вписывается название предприятия, его структурного подразделения и должность работника.

В последний раздел ТК вносятся те награждения, которые оговариваются в трудовом кодексе РФ или коллективном договоре организации. Предоставление таких поощрений не обязательно и не постоянно. В соответствующее поле вносится наименование компании, должность работника и вид поощрения. Рядом, в следующей графе дается ссылка на соответствующее основание. Премии здесь не отражаются.

Особые ситуации

1. Если во время работы сотрудника в компании происходит смена ее наименования, либо структурные изменения, касающиеся конкретного ее подразделения, то это обязательно отражается в ТК и заверяется уже новой печатью данной организации.
2. При смене фамилии работника, его старая фамилия перечеркивается, а сверху пишется новая. Рядом на корочке расшифровывается основание замены записи с печатью и подписью ответственного лица. Это единственно допустимое перечеркивание в ТК.
3. Если после незаконного увольнения сотрудника, суд обязывает работодателя восстановить его на работе, то вносится запись, аннулирующая предыдущие сведения о его увольнении со ссылкой на документ-обоснование данного решения.
4. В случае смерти работника отражается информация о прекращении трудового договора с указанием даты смерти из соответствующего свидетельства.
5. Если страниц для всех записей в ТК не хватает, то оформляется вкладыш к ней. Правила его заполнения не отличаются от общих правил, и он подшивается в ТК.

Аккуратное и правильное заполнение ТК на каждом этапе трудовой деятельности намного облегчит процесс оформления пенсии.

Хранение и учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши к ним и бланки – документы строгой отчетности. В отделе кадров, где хранятся ТК, ведется книга их учета.

В ней отражаются полные сведения о движении всех этих документов вне зависимости от того новые ли они или были выданы другой организацией.

Другими словами – информация о ТК всех сотрудников данного учреждения (бывших и нынешних).

Книга эта пронумерована, прошнурована и заверена печатью руководителя организации. Учет бланков ТК ведется бухгалтерией предприятия — аналогичным образом.

ТК постоянно хранятся в отделе кадров. В исключительных случаях они могут выдаваться по требованию работника под расписку и на строго оговоренное время.

При увольнении работника она выдается ему, о чем он расписывается в книге регистрации. Если по непонятным причинам сотрудник не забрал ТК, то она находится в ОК еще 2 года, хранясь отдельно от всех других документов. После этого она передается в архив предприятия, где хранится последующие 75 лет.

Ошибки при заполнении: что делать?

Так как все сведения в трудовую книжку вносятся вручную, то нет гарантии отсутствия ошибок при ведении записей.

Исправление ошибок, допущенных при заполнении данного документа, проводится только по следующим правилам:

1. Неправильные сведения признаются недействительными. Об этом делается соответствующая запись. Ниже под следующим номером вносится правильная запись.
2. При нарушении нумерации информации, исправления делаются аналогично вышеуказанным. Вся запись под неправильным номером признается недействительной. А затем она повторяется под новым номером.
3. В случае незначительной ошибке в личных сведениях о сотруднике (буква в имени, фамилии и т.п.), обнаруженной при его приеме на новое место работы во время сверки документов, она исправляется предыдущим работодателем или там, где была допущена эта неточность.
4. Неверные записи на титульном листе не исправляются. В этом случае бланк ТК считается испорченным и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт. А работнику взамен нее выдается новая ТК с правильными сведениями.

Перечеркивание неправильной записи запрещено. Такой документ считается недействительным.

Заполнение дубликата ТК

В случаях утери ТК, ее повреждении, при наличии в ней записей, аннулированных судебными решениями, при стихийном бедствии, ЧП на предприятии и т.п. возникает необходимость выдать дубликат ТК.

В обычных ситуациях работник подает заявление в кадровую службу о выдаче дубликата ТК и указывает причину этого.

Документ оформляется в срок до 15 рабочих дней. На его титульном листе обязательно указывается «Дубликат».

В случае если некоторые записи в испорченном документе невозможно восстановить, необходимо документальное подтверждение стажа за соответствующее им время. Лишь тогда документ возможно восстановить.

При выдаче дубликата ТК кадровый работник делает соответствующую запись в журнале учета ТК.

В чрезвычайных ситуациях трудовой стаж для оформления ТК определяется специальной комиссией, которой предоставляются все необходимые для этого бумаги. Если же восстановить факт работы человека в то или иное время не представляется возможным, недостающие сведения можно восполнить с помощью 2-3 свидетельских показаний. Об этом комиссия составляет соответствующий акт.

Порядок заполнения и ведения рудовых книжек регламентирован:

• Трудовым кодексом РФ;
• Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225;
• Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 № 69.

Трудовое законодательство обязывает каждого поступающего на работу гражданина предъявить работодателю трудовую книжку. Конечно, указанное требование распространяется только на тех граждан, которые уже имеют такой документ.

Книжка храниться по месту основной работы в течение всей трудовой деятельности сотрудника. Возвращает его работодатель только в случае увольнения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже. Например, страховой стаж для назначения пенсии определяется на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионного фонда РФ, по трудовым книжкам, трудовым договорам, военным билетам и другим документам.

Страховой стаж сотрудника для определения размера больничного пособия и пособия по беременности и родам также определяется по записям в трудовой книжке.

Сомневаетесь в подлинности предъявляемого гражданином документа? Тогда проверяйте его серию и год выпуска. Например, трудовые книжки выпушенные в 2013–2014 годах шли с серией TK-IV.

Подложный и недействительный документ является основанием для увольнения гражданина.

Кто ведет трудовые книжки

Вести трудовые книжки обязаны все работодатели. К ним относятся: организации независимо от организационно-правой формы и видов деятельности, коммерсанты (предприниматели), адвокаты и частные нотариусы.

Если работодатель принимает на основную работу человека, у которого нет трудовой книжки, ее надо оформить. Максимальный срок оформления - неделя после приема на работу.

Без трудовой книжки гражданин может быть:

• если он принимается на работу впервые (первое место работы);
• если документ отсутствует по причине порчи или потери.

Предварительно для получения трудовой книжки таким сотрудникам необходимо написать заявление и указать в нем причину отсутствия документа.

Порядок заполнения трудовой книжки

Титульный лист

На титульном листе трудовой книжки указываются следующие сведения (если трудовая книжка переоформляется или оформляется впервые):

1. фамилия, имя и отчество сотрудника полностью без сокращений;
2. дата рождения (как в паспортных данных);
3. образование. Запись об образовании вносится на основании диплома, аттестата или иного документа, подтверждающего образование. В зависимости от вида образования в строку может быть внесена одна из следующих записей:

• среднее общее;
• начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
• среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
• высшее профессиональное (университет, институт, академия);
• послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).;

4. профессия или специальность (указываются на основании документа об образовании).

Кстати, на титульном листе есть место для печати «М.П.». Но в связи с изменением корпоративного и гражданского законодательства РФ хозяйственные общества могут не иметь печать. В этом случае все записи в трудовой книжке заверяются только подписями.

Пример заполнения титульного листа трудовой книжки

Раздел «Сведения о работе»

Перед тем как заполнять данный раздел запросите информацию у сотрудника о прохождении им службы в армии. Опять же эти данные вносятся только по тем гражданам, которые начинают работать впервые.

Таким образом, если сотрудник до поступления на работу проходил военную службу (армия, служба в ОВД, противопожарной службе и пр.), то в разделе «Сведения о работе» следует указать:

• в графе 1 - порядковый номер записи - 1;
• в графе 2 - дату внесения записи арабскими цифрами;
• в графе 3 - период и место службы;
• в графе 4 - наименование, дата и номер документа, подтверждающего службу.

Сотрудник служил в иностранной армии? Тогда никаких записей в трудовой книжке о службе за границей не делайте.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации, полное имя предпринимателя со статусом «Индивидуальный предприниматель Иванов Сергей Петрович», ФИО адвоката и частного нотариуса. Под этим заголовком в графе 1 ставиться порядковый номер. Обратите внимание на то, что напротив заголовка о наименовании работодателя порядковый номер не проставляется.

Далее в графе 2 следует указать дату приема на работу. А в графе 3 запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение Здесь же указывается наименования должности (работы), специальности, профессии на которую принят сотрудника с указанием квалификации.

Сотрудник принят на должность, по которой предусмотрены льготы и досрочный выход на пенсию? Тогда должность по трудовой книжке и штатному расписанию должна соответствовать ЕТКС. Такие квалификационные справочники утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ в постановлении от 31 октября 2002 № 787.

В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме сотрудника на работу.

Обратите внимание, что работодатель может не вписывать свое. Вместо этого в заголовке перед записью о приеме на работу можно проставлять штамп, который включает полное и сокращенное названия. Такой штамп правомерен и приравнивается к записи в трудовой книжке. Основание - письмо Роструда от 19 августа 2015 № 1922-6-1.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе».

Сотрудник принят на работу после службы в армии. Сотрудником был предоставлен военный билет.

Отдельные случаи внесения сведений в раздел «Сведения о работе»

Записи о переименовании организации

Если во время работы работодатель был переименован (ИП или нотариус изменил фамилию) это необходимо отразить в трудовой книжке. Этой записи порядковый номер не присваивается. Основанием для внесения записи в этом случае является приказ по организации о ее переименовании.

Записи о реорганизации

Запись о реорганизации нужно внести по аналогии с записью о переименовании компании. Для этого в разделе «Сведения о работе»:

• в графу 3 необходимо внести запись о реорганизации и указать форму, в которой она была проведена;
• в графе 4 следует указать приказ (распоряжение, решение, договор) работодателя, его дату и номер.

При этом в графах 1 и 2 раздела «Сведения о работе» порядковый номер и дата записи не ставятся.

Запись о переводе сотрудника на новую должность

В разделе «Сведения о работе» нужно:

• в графе 1 - ставят порядковый номер записи;
• графе 2 - дату приказа о переводе на новую должность;
• графе 3 -вносится запись о переводе;
• графе 4 - указывается реквизиты приказа о переводе.

Раздел «Сведения о награждении»

Работодатель имеет право награждать сотрудника. Гражданин может быть награжден и государственными наградами.

Запись о награждении в трудовую книжку сотрудника вносится так. Вначале в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка указывается полное и сокращенное название организации.

Далее под заголовком в графе 1 необходимо поставить порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату награждения. В графе 3 указываются данные о том, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 следует указать документ, на основании которого внесена запись и его реквизиты.

Вкладыш в трудовую книжку

Оформляется в том случае, если все графы разделов заполнены. Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки нельзя. То есть нельзя прописывать данные о приеме или увольнении сотрудника в разделе «Сведения о награждении».

Работодатель должен обеспечить грамотно заполненной трудовой книжкой каждого своего сотрудника, проработавшего у него дольше 5 дней, в том числе и сезонного, временного или внештатного. Исключение составляют те, с кем у организации заключён гражданско-правовой договор. Таким работникам в трудовую ничего не записывается, так как на договоры упомянутой формы не распространяются положения ТК РФ.

Если работник только начинает свою карьеру и ещё не имеет трудовой, нужно взять пустой бланк и оформить его в присутствии работника в течение недели с момента принятия на работу.

Бывает, что работник в момент трудоустройства приносит несколько книжек. Теряться в этом случае не стоит. Данные о текущем месте работы следует внести в любую трудовую по выбору работника, а другие книжки убрать в сейф вместе с основной, ведь они могут пригодиться для подсчета трудового стажа.

Правила заполнения трудовых книжек

Неважно, какой тип информации вносится в трудовые книжки, нужно соблюдать основные правила их ведения:

• все данные обязательно должны быть на русском языке, а если работодатель действует на территории республики в составе РФ, обладающей своим закреплённым государственным языком, то данные на русском могут дублироваться записями на этом языке;
• сведения в книжку надо вносить чёрной, синей или фиолетовой ручкой гелевого, шарикового или перьевого типа;
• вносимая информация должна быть без сокращений (даже общепринятых, вроде «ст.» вместо «статья»), цифры должны быть арабскими, а даты – формата ДД.ММ.ГГГГ, без сокращения «г.» после указания года;
• на данный момент готовятся изменения в правилах заполнения трудовых книжек, одно из которых позволит работодателю не ставить печать в трудовую книжку, если печати у него в принципе нет (с 2015 года организациям позволили не иметь круглой печати).

Важно! Несмотря на это правило, даты часто указывают в смешанной буквенно-цифровой форме. Это связано с особенностями типографской печати бланков, в которых место для числа выделено кавычками, а год указан сокращённо. Так как это противоречие не урегулировано законодательно, при заполнении трудовой подобным образом никаких рисков работодатель не несёт.

• записи в книжке должны быть пронумерованы сквозным типом, за исключением тех, нумерация которых не предусмотрена правилами (например, сведения о работодателе).

Важно! На оформление вкладыша для книжки распространяется тот же порядок, что и на заполнение самой трудовой.

Сведения о работнике в трудовой книжке

В большинстве случаев лицу, заполняющему трудовые, не требуется вносить информацию о сотруднике. Она содержится на титульном листе и должна полностью совпадать с содержанием документов, которые работник предоставляет при оформлении на работу. Информация представляет собой перечень следующих сведений:

• фамилия, имя, отчество (как в паспорте, включая точность буквы «Ё»);
• дата рождения (в формате ДД.ММ.ГГГГ арабскими цифрами);
• образование (как в дипломе или аттестате);
• специальность (из документа об образовании, в именительном падеже).

При заключении трудового договора с сотрудником надо проверить правильность его личных данных, а также обязательное присутствие:

• подписи работника, которая удостоверяет личную проверку им подлинности сведений о себе;
• подписи заполнявшего ответственного лица с расшифровкой;
• даты заполнения, соответствующей пятидневному сроку с момента приёма на работу;
• оттиска печати организации.

Важно! Роструд в своих письмах сообщает о том, что инструкцию о заполнении трудовых книжек (по части необходимости официального штампа организации) можно трактовать не так буквально и выражает мнение, что достаточно внутренней печати кадровой службы или филиала кампании, если на них есть полные сведения о работодателе.

Заполнение титульного листа может потребоваться, только если заводится вкладыш в книжку или новая трудовая – впервые для конкретного работника, после утери предыдущей или в виде дубликата.

Если у работника меняются личные данные (например, фамилия после заключения брака), то изменения фиксируются путём внесения новых данных выше старых, зачёркнутых одной тонкой чертой. Реквизиты подтверждающего документа записываются на обложку книжки с внутренней стороны и подтверждаются подписью и печатью работодателя.

Сведения о работодателе

Согласно правилам информация о нанимателе вносится в виде заголовка перед основными записями о работе сотрудника без присваивания порядкового номера и содержит полное и сокращённое наименование организации.

В случае, если наниматель меняет свое наименование или подвергается реорганизации, этот факт надо внести в трудовые книжки работников для того, чтобы записи о принятии на работу и об увольнении соответствовали друг другу. Информация вносится отдельной строкой с указанием документа, на основании которого произошли изменения, и даты события.

Важно! Дата изменения названия нанимателя указывается не в графе 2, а непосредственно в тексте записи в графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись о переименовании работодателя, как и внесение первичной информации о нём, нумеровать не надо.

Внесение записи в трудовую книжку

В трудовой книжке должны отражаться все важные события, происходящие с сотрудником в течение его рабочей деятельности, которые предусмотрены Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. К наиболее часто встречающимся случаям относятся:

• приём на работу;
• запись о военной службе;
• изменения в трудовой деятельности;
• награждения и взыскания;
• увольнение;
• восстановление в должности и отмена судебного решения о восстановлении;
• возникновение периода, не включаемого в непрерывный трудовой стаж.

Строка записи в трудовую книжку представляет собой перечень данных, занесённых непосредственно после строки со сведениями о нанимателе или печати со всеми его данными (для записи о приёме на работу) или на следующей строке ниже последней сделанной записи (для всех остальных событий) по следующим графам унифицированной формы:

• Графа 1 «№ записи» – номер, присваиваемый текущей записи, сквозным образом, по порядку, начиная с первой записи блока до последней. Должна быть заполнена для записи любого типа, кроме строки информации о работодателе, вносимой в форме подзаголовка без порядкового номера.

• Графа 2 «Дата» – состоит из трёх колонок: число, месяц, год. Заполняется арабскими цифрами, в первых двух столбиках – по две цифры, в третьем – четыре цифры. Сюда вносится дата случившегося события, а не дата заполнения книжки. В большинстве случаев совпадает с датой документа, подтверждающего запись. При заполнении информации об увольнении содержит дату последнего рабочего дня сотрудника.

• Графа 3 «Сведения о приёме на работу , о переводах на другую работу и об увольнении» – основная часть записи, которая содержит описание события и его причин (принят на должность, переведён, уволен). Вносится без сокращений, включает в себя формулировку, точно совпадающую с текстом приказа руководителя (или иного документа, подтверждающего событие), и содержит ссылку на законодательство (чаще всего, статью Трудового кодекса). При оформлении увольнения сотрудника в этой же графе после текста идёт подпись ответственного лица и оттиск печати.

• Графа 4 «Наименование, дата и номер документа , на основании которого внесена запись» – точные реквизиты в указанном порядке документа, подтверждающего случившееся событие (приказа, решения акционеров, акта, протокола и пр.)

Запись о приёме на работу в трудовой

Информация о приёме на работу вносится в момент оформления сотрудника по основному месту работы на основании письменного работодателя. Запись должна содержать название структурного подразделения, должность и реквизиты приказа.

ВАЖНО : При внесении информации о приёме на работу руководителя основанием записи может быть как приказ, так и другой документ, на основании которого руководитель был избран на эту должность.

Условия об испытательном сроке и характере работы не упоминаются. Однако при приёме на работу вахтовым методом отдельное указание на вахтовый график работы обязательно.

ВАЖНО : Перед внесением информации о приёме сотрудника на работу убедитесь, что в трудовой книжке присутствует запись об увольнении с предыдущего места работы. В противном случае, не может быть уверенности в факте прекращения прежней работы сотрудника и требуется заверенная копия приказа об увольнении от предыдущего нанимателя для внесения в книжку соответствующих сведений.

Сведения о работе по совместительству необязательны к фиксированию и вносятся в трудовую по желанию и заявлению работника и только по месту основной работы. Основанием может служить должным образом заверенная копия приказа или справка с другого места работы. В тексте записи вместо «принят» пишется «назначен совместителем».

При оформлении работника на дистанционную работу запись делается в обычном порядке, хотя этот характер сотрудничества разрешает не вносить информацию о подобной работе в трудовую книжку. Тогда в договор о приёме на работу включается текст договорённости о невнесении записи в трудовую. В таком случае работодатель официально освобождается от обязанности внесения записи, а сотрудник в будущем сможет подтвердить период своего трудового стажа на этом месте работы копиями договора и приказа о приёме.

Запись о военной службе

Внесение информации о пройденной военной службе делается для правильного учёта времени работы, ведь этот период включается в непрерывный трудовой стаж работника. Запись делается на основании военного билета и содержит в тексте указание точного периода нахождения в рядах Российской Армии.

Изменения в трудовой деятельности

Эта обширная формулировка подразумевает множество возможных ситуаций, которые оформляются стандартным образом с указанием порядкового номера и даты записи, текстом события, ссылкой на Трудовой кодекс и реквизитов документа-обоснования:

• сотрудник может быть переведён на другую должность или в другой отдел;
• штатным расписанием может быть переименована должность работника;
• в ходе обучения сотруднику может быть присвоен новый разряд или иная квалификация.

Важно! Обучение на курсах и в школах повышения квалификации фиксируется в трудовой в обычном порядке с указанием места и периода обучения. Однако записи о времени получения высшего образования с декабря 2013 года в книжках больше не делаются.

Если происходят изменения условий трудового договора с работником, и они не касаются напрямую его трудовой функции (например, меняется режим работы или оклад), то внесение таких данных в трудовую не делается. Не фиксируются также совмещение должностей, расширение зоны обслуживания или увеличение объёма работ в текущей должности, временные переводы или временное исполнение обязанностей другого работника, за исключением случаев, для которых оформляется срочный трудовой договор.

Запись о награждениях и взысканиях в трудовую

Информация о награждении или поощрении сотрудника вносится в трудовую книжку в течение недели с момента оформления соответствующего приказа, составленного или форме, предусмотренной учётной политикой организации. Запись ссылается на дату и номер приказа и, полностью соответствуя тексту документа, содержит сведения:

• о награждении государственной наградой;
• о присвоении различных званий;
• о получении почётных грамот и нагрудных знаков;
• о прочих наградах, предусмотренных законодательством РФ, уставом работодателя или коллективным договором.

Важно! Получение премий, которые предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, в трудовой книжке не фиксируется.

Дисциплинарные взыскания в трудовых книжках сотрудников не отражаются, за исключением меры в виде прекращения трудового договора с работником.

Запись об увольнении в трудовой книжке

Информация об увольнении вносится в трудовую книжку после оформления приказа руководителя, изданного по форме № Т-8 или другой форме, которую предполагает учётная политика организации.

Текст записи должен полностью соответствовать данным приказа и сведениям, внесённым в личную карточку сотрудника, а также максимально точно цитировать пункт Трудового кодекса, согласно которому происходит расторжение с сотрудником трудового договора. При этом увольнение руководителя предусматривает возможность указания в графе 4 как приказа об увольнении, так и другого документа, содержащего информацию о прекращении трудовой деятельности сотрудника в должности руководителя.

Важно! В случае, когда работнику перед увольнением предоставляется отпуск, днём прекращения его работы считается последний день отпуска, однако трудовую книжку, как и расчёт, ему надо выдать в последний день появления на работе до начала отпуска.

Сложившаяся практика предлагает использование нескольких формулировок: «уволен», «трудовой договор расторгнут», «действие трудового договора прекращено». Ни одна из них не противоречит правилам и может быть использована без риска для работодателя.

При увольнении все записи, которые были сделаны в трудовой книжке сотрудника за весь период его работы, должны быть подтверждены его личной подписью, подписью уполномоченного лица или руководителя, и заверены печатью организации.

Восстановление в должности

Бывает, что уволенный сотрудник обращается в суд и доказывает, что трудовой договор с ним работодатель расторгнул незаконно. Изданный судебный приказ или решение суда должны быть немедленно приведены в действие, а работник восстановлен в прежней должности.

В трудовой книжке в момент восстановления уже имеется запись об увольнении от этого работодателя, а значит, по умолчанию предполагается, что следующая запись будет сделана новым нанимателем. Чтобы указать на то, кем вносятся данные, сведения о работодателе снова вносятся в книжку работника – в форме заголовка, без порядкового номера записи. А вот следующей записью, пронумерованной в обычном порядке, делается аннулирование записи об увольнении («Запись за № __ недействительна, восстановлен на прежней должности»)

Однако после восстановления работника в должности нередки случаи, когда у работодателя получается обжаловать решение суда и снова уволить сотрудника. В таком случае в трудовую книжку в обычном порядке вносится запись об увольнении, ссылающаяся на п. 11 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Возникновение периода, не включаемого в непрерывный трудовой стаж

В ряде случаев – например, при назначении сотруднику в судебном порядке исправительных работ – в трудовую книжку надо внести сведения о периоде, который не будет учитываться при подсчёте трудового стажа. Информация, вносимая в книжку, подтверждается приказом, издаваемом руководителем на основании решения суда, и содержит указание точного периода, не включаемого в стаж.

Как исправить запись в трудовой книжке?

Как бы аккуратно и внимательно ни заполнялись документы, никто не застрахован от ошибок и ляпов в процессе работы. Способ корректировки данных зависит от вида ошибки и места, где она содержится:

В блоке личной информации о сотруднике на титульном листе могут быть неправильно указаны:

• Фамилия, имя, отчество – ошибочные сведения зачёркиваются тонкой чертой, правильные пишутся рядом, а реквизиты документа, подтверждающего новые сведения, – например, паспорта гражданина РФ – вносятся на внутреннюю сторону обложки с заверением данных печатью организации и подписью руководителя. При этом ошибкой признаётся любое отклонение от сведений, содержащихся в личных документах сотрудника (например, «Ь» вместо «И» в имени «Наталия» или буква «Е» в имени «Артём»).

ВАЖНО : Если ошибка допущена при первичном внесении данных на титульный лист, в том числе сведений об образовании, вместо исправления бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта.

• Дата рождения – если ошибка фактическая (в самой дате), то она исправляется аналогично ошибке в ФИО. Если вопрос в том, что дата вместо цифр содержит буквенное название месяца, то это не признаётся ошибкой и не подлежит исправлению. Подобное противоречие, встречающееся на книжках, оформленных ранее 2003 года, вызвано тем, что в типографской форме трудовой книжке старого образца место для указания месяца было выделено кавычками и предполагало буквенную запись. Законодательно это несоответствие не урегулировано, и такой тип записи не повлечёт за собой рисков для обеих сторон трудового договора.

• Сведения об уровне образования – если на первой странице книжки информация об образовании или специальности сотрудника не содержится, то эти сведения можно просто аккуратно вписать в нужные строки. Если имеются данные о новом уровне образования или полученной квалификации, то они заносятся в трудовую как дополнение к уже имеющимся сведениям и не отменяют предыдущую информацию, т.е. старые данные зачёркивать не нужно.

• Реквизиты заверения подлинности информации – если отсутствуют подписи ответственных лиц, работника или оттиск печати, то такая трудовая книжка признаётся недействительной. Самым простым способом является обращение сотрудника к работодателю, заводившему трудовую, с просьбой задним числом проставить недостающие реквизиты.

В блоках «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» могут содержаться следующие ошибки:

• неправильная нумерация записей;
• указание события в формулировке, несоответствующей содержанию подтверждающего документа;
• неверный порядок указания реквизитов документа-основания;
• отсутствие после информации об увольнении подписи работника об ознакомлении с записью;
• внесение данных не в тот раздел книжки (например, о награждении – в блок сведений о работе).

Ошибочная информация во всех блоках, кроме титульного листа, зачёркиваться не может. Корректировки и правки вносятся путём признания ошибочных сведений недействительной.

Отменяющая запись может делаться как работодателем, допустившим неточность, так и другим, более поздним нанимателем, который обнаружил несоответствия. В последнем случае от организации, допустившей ошибку, требуется документ, содержащий верные сведения, и именно он будет являться основанием для записи в трудовой книжке и указываться в графе 4.

Подобным образом могут исправляться не только фактические неточности, но и ошибки в нумерации записей. Недействительной признаётся вся запись, внесённая под неправильным номером, а следом эта информация дублируется уже под правильным номером.

Выдача вкладыша и дубликата трудовой книжки

Вкладыш к трудовой книжке выдаётся, когда в самой книжке не остаётся места для внесения информации. Без основной книжки вкладыш считается недействительным, поэтому он вшивается в последний разворот трудовой, обязательно заверяется на титульном листе печатью организации и фиксируется штампом «Вкладыш № __ выдан».

Законом предусмотрены случаи, когда работодатель может оформить сотруднику дубликат. Невзирая на причины выдачи дубликата, информация, которая в него вписывается, должна в точности соответствовать документам, на основании которых он заполняется. В случаях, когда старая трудовая книжка сохранилась, она и будет подтверждающим документом для переноса информации в дубликат. В случаях утери старого документа, дубликат оформляется на основании справок или актов, свидетельствующих о потере.

Важно! Переносу в дубликат подлежит только та информация, которая содержится в подтверждающих документах. Лицо, ответственное за заполнение трудовой книжки, не имеет права вносить любую другую, даже проверенную информацию.

Указание на то, что книжка является дубликатом, находится в верхнем правом углу первой страницы трудовой. Там же фиксируется личная информация о сотруднике.

1. Если работник потерял трудовую , то ему надо обратиться с просьбой о выдаче дубликата по последнему месту работы. В течение 15 дней после принятия заявления организация должна оформить для бывшего сотрудника дубликат трудовой книжки. В раздел «Сведения о работе» без указания сведений о работодателях вписывается информация об общем суммарном стаже сотрудника до работы у данного нанимателя, а затем восстанавливаются все записи, которые были сделаны на последнем месте работы, вплоть до увольнения.

1. Дубликат трудовой может быть выдан вместо отменяющих записей, когда сведения об увольнении или переводе на другую работу недействительны. Это также делается по заявлению работника. В дубликат работодатель, заполняющий книжку, должен перенести все записи, касающиеся работы сотрудника у него, за исключением последней недействительной.

1. Если трудовая книжка непригодна для дальнейшего использования, например, обгорела или порвалась, то работодатель может оформить дубликат взамен испорченной книжки. В этом случае после оформления титульного листа и проставления отметки «Дубликат» надо просто аккуратно переписать всю информацию из книжки, пришедшей в негодность.

1. Если трудовые книжки массово пропали у работодателя из-за чрезвычайной ситуации, то всем работникам выписываются дубликаты. Это делается на основании акта комиссии органов исполнительной власти, оформляемого при участии всех заинтересованных лиц.

Организация, оформляющая дубликат или вкладыш к трудовой, обязательно должна зафиксировать факт выдачи в Книге учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.

Оформление трудовых книжек основывается на ряде законодательных документов, предоставляющих подробные инструкции по их ведению и хранению. За соблюдением всех правил, касающихся трудовых, надо внимательно следить и работодателю, и сотруднику.

Организации в случае нарушений грозит привлечение к ответственности, предусмотренное Кодексом административных правонарушений, в форме штрафов или приостановления деятельности.

А работник, не заметивший отсутствие какого-либо реквизита в текстах записей, может не подтвердить длительность своего трудового стажа и не получить полагающийся размер пособия при временной нетрудоспособности, а впоследствии – и пенсии.

Оформление трудовой книжки: основные правила

Порядок заполнения трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила, постановление № 225);
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минсоцразвития от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

К сожалению, нередко приходится сталкиваться с противоречиями между упомянутыми документами. Так, запись об увольнении по собственному желанию по ТК РФ нужно вносить в документ в точном соответствии с формулировками кодекса (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). В то же время Правила говорят о том, что нужно записывать формулировку согласно приказу об увольнении.

Ответственным сотрудникам стоит ориентироваться на иерархию нормативно-правовых актов. Если другие акты противоречат ТК РФ, применять их не стоит. В случае, описанном выше, необходимо формулировать приказ (а потом и запись в трудовой) в соответствии с кодексом.

Перечислим основные правила, которые подскажут кадровику, как заполнить трудовую книжку:

• трудовая оформляется для каждого, кто работает на предприятии более 5 дней;
• срок, за который необходимо сделать запись, составляет 7 дней;
• в записях нужно использовать арабские цифры;
• можно писать ручкой черного, синего, а также фиолетового цвета;
• запрещены сокращения и исправления (исправления допустимы только в порядке, предусмотренном п. 27 Правил, и только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»);
• каждая запись должна иметь порядковый номер.

Как заполнять разделы трудовой книжки: пример заполнения в 2018-2019 годах

Бланк документа утвержден постановлением № 225 - где взять бланк рассказывается в статье Порядок приобретения, хранения и заполнения бланка трудовой книжки (нюансы) . Так, трудовая состоит из нескольких разделов, помогающих идентифицировать личность работника, узнать о его профессии, квалификации, длительности трудового стажа и полученных наградах. Эти разделы содержат:

• личные данные;
• сведения о трудовой деятельности;
• информацию о поощрениях (кроме премий).

Наряду с вышеуказанными общими правилами, для каждого из разделов законодатель разработал специфические правила заполнения, которые мы рассмотрим далее.

Как заполняется титульный лист трудовой

Данные о работнике указываются на титульном листе документа. Руководствуясь п. 2 Инструкции, кадровик должен внести:

• личные данные сотрудника так, как они указаны в паспорте, без сокращения;
• информацию об образовании, если у работника есть соответствующий документ;
• название профессии, по которой человеку предстоит работать на предприятии;
• дату заполнения документа.

Все записи должны быть заверены подписями работника и сотрудника кадровой службы, а также печатью организации (при ее наличии). Титульный лист заполняется на первом месте работы человека.

Если у работника изменились личные данные, сотрудники кадровой службы могут зачеркнуть эти данные одной чертой и указать новые. Для этого работник должен представить официальные документы, подтверждающие изменение личных данных, а кадровик — переписать сведения из этих документов на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки. Подробнее об исправлении фамилии в трудовой - в статье Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец .

При желании работодатель может разместить на титульном листе голограмму - о том, для чего используется голографическая наклейка рассказано в статье Куда правильно клеить голограмму в трудовой книжке - образец?

Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»

Сотрудники кадровых служб должны знать, как правильно оформить трудовую книжку, в том числе раздел, где указываются сведения о работе.

Нужно принять человека на работу? В таком случае сотрудник кадровой службы должен руководствоваться п. 3 Инструкции и записать в трудовой книжке под порядковым номером:

• название организации в полном и сокращенном виде;
• наименование структурного подразделения, куда человек устраивается на работу;
• название профессии, по которой будет работать сотрудник;
• дату поступления сотрудника на работу.

Если человек работает успешно, приобретает новый разряд или класс, это необходимо зафиксировать в его трудовой книжке.

Под порядковым номером сотрудник отдела кадров записывает:

• сведения о присвоении работнику более высокого разряда, класса;
• информацию о дополнительных профессиях или квалификациях сотрудника.

Если трудовые отношения исчерпали себя и пришло время расстаться с сотрудником, работодатель должен правильно оформить запись о его увольнении в соответствии с требованиями п. 5 Инструкции.

Для этого в разделе «Сведения о работе» под соответствующим порядковым номером нужно указать:

• причину увольнения;
• дату окончания трудовых отношений;
• название, номер и дату решения работодателя, на основании которого происходит увольнение.

ВАЖНО! Сведения в документе нужно указывать точно, формулировки должны соответствовать трудовому законодательству. Все записи необходимо подтверждать печатью организации (при наличии) и подписью ее руководителя.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Еще один важный раздел трудовой книжки содержит информацию о награждениях, которые сотрудник заслужил в процессе работы. В соответствии с п. 4 Инструкции сведения указываются в таком формате:

• номер записи;
• название организации;
• сведения о награде;
• данные о том, кем награжден сотрудник;
• информация о заслугах, за которые награжден человек;
• ссылка на документ, на основании которого произведено награждение.

Работник кадровой службы должен заполнить этот раздел тщательно и верно, так как данные о наградах влияют на карьеру работника, дают больше возможностей для его дальнейшего трудоустройства.

Как оформить в трудовой книжке особые случаи

Некоторые случаи в трудовых правоотношениях оформляются в трудовой книжке особым образом. К таким случаям можно отнести работу по совместительству. В соответствии с п. 3.1 Инструкции трудовая книжка должна храниться на месте основной работы. Но совместитель может попросить кадровую службу внести дополнительные сведения в трудовую книжку. Для этого достаточно подтвердить факт дополнительной работы. Можно, например, представить в качестве доказательства трудовой договор с другой организацией.

Перевод на другую работу — достаточно распространенное явление. Такие изменения в трудовых правоотношениях также должны быть зафиксированы в трудовой книжке. При этом указываются:

• номер записи;
• дата перевода;
• информация о переводе;
• название нового отдела или должности;
• информация о распоряжении, на основании которого переводится работник.

Ответственность кадровых работников

Правильное заполнение трудовой книжки — важная составляющая трудовых правоотношений. Если документ будет заполнен неправильно, сотруднику будет трудно доказать свой трудовой стаж. Кроме того, он понесет материальные потери, так как не сможет устроиться на работу с трудовой книжкой, заполненной с ошибками.

За нарушения в данной области возможна ответственность:

• предприятия (административная по ст. 5.27 и 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ, далее - КоАП РФ, например за невнесение в трудовые книжки необходимых записей, или гражданско-правовая, если нарушение повлекло для работника убытки);
• должностных лиц кадровой службы (административная по вышеупомянутым статьям КоАП РФ за аналогичные нарушения, а также материальная, если нарушение кадровика причинило ущерб предприятию, и дисциплинарная).

Работники отдела кадров должны заполнять трудовые книжки аккуратно и тщательно, используя образцы заполнения трудовой книжки, составленные согласно строгим формализованным правилам, носящим обязательный для всех характер. Ошибки и нарушения в данной сфере влекут административную, гражданско-правовую, материальную и дисциплинарную ответственность.