Счет-фактура на аванс: когда выписывается. Что такое счёт-фактура на аванс и как её составлять

Дата: 21.10.2019

Авансовая счёт-фактура — распространённый бухгалтерский документ, который служит для предварительной оплаты готовящихся к поставке товаров или услуг, которые будут оказаны в краткосрочной перспективе.

Авансовые счета фактуры в книге покупок

Сравнительно недавно отечественные покупатели получили возможность проводить регистрацию авансовых счёт-фактур в книге покупок, которые получены от продавцов по факту перечисленных авансов. Благодаря такой практике значительно упрощается процесс предъявления к вычету НДС. Продавцы, в свою очередь, фиксируют выписанные документы в книге продаж. Если фиксируется отгрузка товара, а также оказание услуг или выполнение работ на основании авансовой счёт-фактуры и предоплаты по ней, продавцы регистрируют документ в книге покупок. При безденежной форме оплаты поступают аналогичным образом. При этом счета-фактуры, которые поступают на основании безденежных авансов, не подлежат регистрации в книге покупок.

Авансовые счета фактуры от поставщиков

Со стороны чиновников поступило разрешение на использование авансовых счёт-фактур для выполнения работ, оказания услуг и поставки товаров, а также передачи прав на имущество с целью использования в не облагаемых и облагаемых НДС операциях. Регистрацию в книге покупок таких документов требуется проводить на всю сумму, которая указана в счет-фактуре.

Выставление авансовых счетов фактур

Многих интересует вопрос, в каких случаях предусмотрено выставление счет-фактуры на аванс. Основанием для формирования документа считается любой факт предоплаты за услуги, работы или товары, которые облагаются НДС. Но их общего правила существуют три исключения:

Аванс перечисляют за поставку товаров, которые включены в специальный перечень Правительства РФ, как товары длительного цикла производства.
Авансы, которые относятся в категорию экспортных отгрузок.
Аванс поступает в пользу компании, которую освободили от обязанностей плательщика налогов. Освобождение получают компании, по деятельности которых три месяца подряд фиксируется выручка, не превышающая 2 млн рублей.

Вычет по авансовым счетам фактурам

Вычет НДС на основании выданных авансов представляется возможным только в случае единовременного выполнения условий, которые прописаны в ст. 172 п. 9 и ст. 171 НК РФ, а именно:

Авансовый платёж отправляется в счёт готовящихся поставок товара, передачи прав, оказания услуг и выполнения работ, которые засчитываются в категорию операций, формирующих базу для начисления НДС. Все предоплаты, которые относятся к категории операций, не облагаемых НДС, не подлежат регистрации в книге покупок, несмотря на выписанные авансовые счета-фактуры. В описанной ситуации вычет оформляться не будет.

Заполнение авансовых счетов фактур

Принцип заполнения документа аналогичен оформлению стандартного счета на отгрузку. Статья 169 налогового кодекса затрагивает все обязательные для внесения реквизиты, подробнее о которых говориться в пункте 5.1. В частности, обязательному заполнению подлежат:

Дата выписки и порядковый номер документа. Последний реквизит проставляется с соблюдением принципа хронологии вместе с другими документами, которые выписываются по факту отгрузки.

Налоговые номера покупателя и продавца.

Дата и номер платёжного документа. В этом случае имеется в виду платёжка, которая послужила основанием для получения авансового платежа. При не денежной форме расчёта в описываемой строке ставится прочерк.

Код валюты (название), в которой перечислен авансовый платёж.

Как выставить авансовый счёт фактуру

В момент фиксации факта оплаты от покупателя продавец обязан оформить надлежащим образом и передать контрагенту документ в виде авансовой счёт фактуры на основании поступивших средств.

Именно такая норма прописана в третьем пункте 168 статьи НК РФ. На основании проведенного в книге покупок документа покупатель получает право занести соответствующую сумму в группу НДС, подлежащего к вычету. Упомянутое право предоставляется пунктом 12 статьи 171 НК РФ.

Как проводить авансовые счета фактуры

Подлежащий проведению документ подписывается главным бухгалтером и руководителем предприятия по аналогии с другими налоговыми документами. При отсутствии руководителя или главбуха подписи ставятся лицами, уполномоченными соответствующими приказами или доверенностями.

Заполнение бумажной формы разрешается частично от руки либо полностью на компьютере. В современной бухгалтерии разрешается использование типографских и компьютерных бланков, на которых могут проставляться соответствующие данные.

Совет от Сравни.ру: В последнее время авансовая счёт-фактура стала важным документом, влияющим на финансовый результат в налоговом учете предприятия. По этой причине бухгалтерам и другим работникам финансовых департаментов рекомендуется проявлять предельно высокое внимание и сосредоточенность при работе со счёт-фактурами, выписанными на поступившие авансы.

№ 3, 2009 год

Вот уже 3 месяца, как действует новый порядок возмещения НДС по авансам.
Каждое подобное новшество выливается для бухгалтера в бесконечное множество новых проблем. Данные поправки не исключение. Уже сейчас накопилась масса вопросов по поводу оформления счетов-фактур получателем авансов.
Разберемся с наиболее популярными из них.

Прежде чем начать разговор об особенностях оформления счетов-фактур на полученный аванс, остановимся на общем порядке составления и регистрации документа в такой ситуации. Отметим, что его специальной формы для подобного случая в Правительстве РФ пока не придумали. Поэтому его оформляют на том же бланке, что и счет-фактуру при отгрузке (утв. пост. Правительства РФ от 02.12.2000 № 914) . Причем, по словам ряда чиновников из ФНС России, новой формы в ближайшее время не будет. По их мнению, для отражения всей необходимой информации (на ней мы остановимся позднее) вполне сгодится и нынешний документ.

О.Ф. Цибизова, начальник отдела косвенных налогов Минфина России

Новая форма счета-фактуры для оформления средств, полученных в качестве предоплаты, в настоящее время не разрабатывается. Дело в том, что та форма, которая применяется при оформлении операций по отгрузке товаров, работ или услуг, утвержденная постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 года № 914, содержит реквизиты, необходимые для авансового счета-фактуры. Они перечислены в пункте 5.1 статьи 169 Налогового кодекса. В ней есть графы для указания названия, адреса и ИНН компании, номера платежно-расчетного документа, наименования поставляемых товаров. Что касается суммы полученной предоплаты, то ее можно отразить в графе 9 «Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, всего с учетом налога». Поэтому необходимости утверждать другую форму попросту нет.

Круговерть счетов-фактур

Операции, связанные с получением аванса, оформлением счетов-фактур, их регистрацией в книгах продаж и покупок, условно разделим на 3 этапа. Первый - поступление предоплаты, второй - отгрузка товаров в счет аванса и третий - отражение данных в декларации по НДС.

Этап первый

Итак, получив от покупателя аванс, продавец оформляет на поступившую сумму счет-фактуру в 2 экземплярах. Первый подшивают в журнал учета выданных счетов-фактур. Второй передают покупателю. Документ составляют не позднее 5 дней с момента поступления аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ). Счет-фактуру регистрируют в книге продаж.

Этап второй

При отгрузке товаров, в счет оплаты которых получен аванс, поставщик заполняет также 2 экземпляра счета-фактуры, но уже на отгрузку. Для этого отведен тот же срок, что и для оформления документа на аванс, - 5 дней с момента отгрузки. Первый экземпляр передают покупателю, второй подшивают в журнал учета выданных счетов-фактур и регистрируют в книге продаж. Одновременно с этим авансовый счет-фактуру регистрируют в книге покупок. По нему сумму налога, ранее начисленную с аванса, принимают к вычету. Один и тот же авансовый может быть зарегистрирован в книге покупок несколько раз. Например, если товары, по которым перечислена предоплата, отгружаются покупателю отдельными партиями в разные сроки. Если стоимость отгруженного товара больше суммы поступившего аванса, то авансовый счет-фактуру регистрируют в книге покупок только на сумму поступившей предоплаты.

Этап третий

В конце квартала итоговые данные о проведенных операциях (полученных авансах, отгруженных товарах ит.д) переносят в декларацию по НДС (утв. приказом Минфина России от 07.11.2006 № 136н) . Ее заполняют так. Все суммы авансов, полученных в течение квартала, вписывают в строку 140 (150) Раздела 3. Налог, начисленный при отгрузке товаров, - в строку 020 (030) этого же раздела. Сумму НДС, ранее начисленную с аванса и принимаемую к вычету, указывают по строке 300 Раздела 3.

Особенности заполнения счетов-фактур на аванс

Прежде всего отметим, что Налоговым кодексом утвержден перечень обязательных реквизитов авансового счета-фактуры (ранее такого перечня не было) (п. 5.1 ст. 169 НК РФ). Отсутствие любого из них - основание для того, чтобы отказать как покупателю, так и поставщику в зачете НДС, перечисленного поставщику в составе аванса. Поэтому с 1 января 2009 года крайне важно оформить этот документ по всем налоговым правилам.

Отметим, что многие реквизиты обычного счета-фактуры соответствуют авансовому. Хотя есть и отдельные различия. Например, в ставке налога (гр. 7). Если при отгрузке используют обычную ставку (10% или 18%), то в авансовом указывают расчетную (10%/110% или 18%/118%). Ранее в счете-фактуре не обязательно было заполнять графу 5 «Стоимость товаров (работ, услуг), всего без налога» (письмо Минфина России от 25.08.2004 № 03-04-11/135). Сейчас это делать необходимо.

Кроме того, при поступлении аванса не нужно было приводить и наименование товаров, в оплату которых перечислены деньги (гр. 1). На практике все ограничивались записью: «Предоплата за товары по договору...» В этом году ситуация изменилась. Теперь в документе должны быть поименованы все товары, в счет которых была получена предоплата (письмо Минфина России от 25.02.2009 № 03-07-14/26). Дело в том, что, по задумке законодателя, перечень товаров, приведенных в авансовом и отгрузочном счетах-фактурах, должны совпадать. Поэтому без указания перечня товаров (работ, услуг), оплаченных авансом, проблем с вычетом НДС покупателю не избежать.

Какие данные необходимо отразить в авансовом счете-фактуре по правилам, установленным Налоговым кодексом, покажет таблица ниже.

Обязательные реквизиты счетов-фактур, установленные статьей 169 Налогового кодекса

Счет-фактура по отгруженным товарам		Счет-фактура на полученный аванс
Обязательные реквизиты (п. 5 ст. 169 НК РФ)		Обязательные реквизиты (п. 5.1 ст. 169 НК РФ)	Строки и столбцы счета-фактуры, в которые вносятся данные
		Порядковый номер и дата выписки
	Строки 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б	Наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя	Строки 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б
Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя	Строки 3 и 4
Номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей...		Номер платежно-расчетного документа
Наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг)		Наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав
Единица измерения (при возможности ее указания)
Количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг)...
Цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога...
Стоимость товаров (работ, услуг)... без налога
Сумма акциза по подакцизным товарам
Налоговая ставка		Налоговая ставка
		Сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг)...
Стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг)... с учетом суммы налога		Сумма оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг)...
Страна происхождения товара и номер ТД
Совпадают. В авансовом счете-фактуре отсутствуют.

Теперь перейдем к конкретным проблемам, с которыми может столкнуться продавец при оформлении документа, и возможным вариантам их решения.

Ситуация . В счет общего договора поставки компания-покупатель перечисляет «обезличенные» авансы. Поставщику заранее неизвестно, на какую сумму и какой именно товар будет отгружен в счет полученной предоплаты.

Решение. Законодательство четко не поясняет, насколько детализированными должны быть данные в графе 1 «Наименование товара...» счета-фактуры. Могут ли быть там довольно общие формулировки: офисная мебель, компьютерная техника, строительные материалы и т. п.? Налоговики считают, что нет. По их мнению, в документе необходима детальная расшифровка товаров. Однако суды придерживаются другой точки зрения. Так, в одном из судебных решений указано, что «налоговое законодательство не содержит обязательного условия о расшифровке в счете-фактуре наименования товара. В соответствии с пунктом 2 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом» (Пост. ФАС ВСО от 22.02.2007 № А19-17271/06-51-Ф02-577/2007) . Аналогичные положения есть и в других судебных решениях. В частности, суд Северо-Западного округа указал, что «необходимость расшифровки качественного состава товара в счете-фактуре НК РФ не предусмотрена» (Пост. ФАС СЗО от 01.06.2006 № А56-10950/2005) .

Таким образом, счет-фактура вполне может содержать лишь укрупненное наименование товаров. Однако этот документ все же должен позволять их идентифицировать. Так, в одном из дел суд отказал в праве на вычет НДС по счету-фактуре, в котором было указание лишь на товарный знак отгруженных ценностей. По мнению арбитров, «помимо указания в счете-фактуре товарного знака товара необходимо указывать в силу закона и само наименование товара, поскольку идентифицировать товар только по товарному знаку на иностранном языке не представляется возможным» (Пост. ФАС ДВО от 24.01.2007 № Ф03-А51/06-2/5126).

Поэтому в тех счетах-фактурах, где невозможно указать детализированный перечень товаров, будет достаточно указания на их общее и укрупненное название. Причем желательно его привести в соответствие, например, с Общероссийским классификатором продукции ОК 005-93 (утв. пост. Госстандарта России от 30.12.1993 № 301). В частности, при поставке компьютеров в документе можно указать: «ЭВМ клавишные (код по ОК 005-93 - 40 1340)». Причем совсем недавно с этим согласились даже в Минфине России (письмо Минфина России от 06.03.2009 № 03-07-15/39).

Отметим, что в отношении тех или иных услуг суды также довольно лояльны к компаниям. По их мнению, в счете-фактуре достаточно лишь сделать ссылку на реквизиты договора, в рамках которого оказываются услуги. Тут важно, чтобы в других документах (актах сдачи-приемки, отчетах об оказанных услугах и т. д.) они были подробно детализированы (Пост. ФАС МО от 31.12.2008 № КА-А40/12154-08, ФАС ЗСО от 13.09.2007 № Ф04-8287/2006, ФАС СКО от 22.03.2007 № Ф08-1333/07-554А).

Сразу оговоримся: приведенные нами судебные решения касаются зачета НДС по счетам-фактурам на отгрузку товаров, работ или услуг. Дело в том, что по авансовым документам какая-либо арбитражная практика пока не сложилась. Однако логично предположить, что правила оформления документа и в том и в другом случае должны совпадать.

Ситуация. Счет на предоплату выписан на несколько позиций. Покупатель перечислил частичную оплату по счету (например, 70% от его общей суммы). Как определить, какой именно товар был оплачен?

Решение. В данной ситуации ответ на этот вопрос не так уж и важен. Главное, чтобы впоследствии в отгрузочном счете-фактуре были указаны те же товары, что и в авансовом, а предоплата была закрыта отгрузкой товаров. Например, по счету перечисляют частичный аванс в оплату офисных столов стоимостью 60 000 рублей и стульев стоимостью 50 000 рублей. Сумма аванса - 80 000 рублей (73% от стоимости товаров). В данной ситуации авансовый счет-фактура может быть выписан, например:

На столы (60 000 руб.) и стулья (20 000 руб.);

На стулья (50 000 руб.) и столы (30 000 руб.);

На столы (40 000 руб.) и стулья (40 000 руб.).

Ситуация несколько усложняется, если оплаченные товары облагают по разным ставкам НДС (10% и 18%). В таком случае вам необходимо решить, по какой ставке вы будете начислять к уплате в бюджет. Исходя из этого и заполняйте авансовый счет-фактуру. Неверное решение будет чревато для фирмы как минимум уплатой пеней. Например, с аванса был уплачен НДС по ставке 10 процентов. А в погашение предоплаты отгружен товар, облагаемый налогом по ставке 18 процентов. В данном случае налицо недоплата налога с аванса. Кроме того, у покупателя могут возникнуть проблемы с вычетом налога, поскольку наименования товаров в авансовом и отгрузочном счетах-фактурах будут различаться.

Ситуация. В авансовом счете-фактуре приведен один перечень товаров, а фактически отгружен другой.

Решение. При таких условиях возможны 2 варианта действий. Первый: покупатель направляет в адрес продавца письмо, в котором указывает, что аванс, «перечисленный платежным поручением от … №… прошу считать оплатой за товар...» (далее указываются наименование товара, который был отгружен, и реквизиты накладной). Этот документ и будет подтверждать правомерность вычета НДС с аванса, несмотря на то что наименование товаров в авансовом и отгрузочном счетах-фактурах различаются. Однако такой вариант может не устроить налоговиков.

Ситуация .В течение месяца покупатель перечисляет несколько авансов. Можно ли выставить один счет-фактуру на всю поступившую сумму?

Решение . Скорее всего, налоговики будут против этого. Дело в том, что Налоговый кодекс указывает четкий и конкретный срок для оформления этого документа - 5 дней с момента поступления средств. Нарушение данного правила будет свидетельствовать о нарушении формального порядка составления счета-фактуры. При этом, если поступление аванса и отгрузка товаров произошли в срок, не превышающий 5 дней, счет-фактуру оформлять не обязательно. Таково мнение финансистов (письмо Минфина России от 06.03.2009 № 03-07-15/39) .

Голь на выдумки, или Ловкость рук

На некоторых бухгалтерских интернет-форумах предлагался альтернативный и, надо сказать, радикальный вариант оформления авансового счета-фактуры. В рамках этой статьи мы просто не можем обойти его вниманием. Суть способа в следующем. По окончании квартала сравнивает авансовые и отгрузочные счета-фактуры. Те документы, которые были выписаны на аванс неправильно, попросту переписываются и передаются покупателю для замены. При этом они имеют те же реквизиты (номер, дату), что и оформленные первоначально. Учитывая, что все эти действия происходят в рамках одного налогового периода, до сдачи деклараций по НДС обнаружить такую замену практически невозможно. Стоит ли руководствоваться этим способом? Ответить на этот вопрос каждый для себя должен самостоятельно.

Экспертиза статьи: С.П. Родюшкин, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт

Счет-фактура на аванс - это документ, за своевременной подачей которого бухгалтер должен внимательно следить. Налоговый кодекс определяет сроки его составления, а также возлагает ответственность за невыполнение требований по выставлению покупателю счет - фактуры на аванс. Бухгалтеру важно помнить, что это один из наиболее проверяемых налоговых документов в любой организации.

Счет - фактура на аванс: что это такое?

Счет - фактура представляет собой налоговый документ унифицированной формы, который составляется продавцом/поставщиком. Он призван документально закрепить отгрузку товаров покупателю либо оказание последнему определенных услуг.

Есть сделки, которые предполагают внесение предоплаты за товар/услугу. В таком случае продавец должен оформить счет-фактуру на аванс, которая зафиксирует ту сумму, перевод которой был произведен клиентом в качестве необходимой предоплаты. Составляется в двух экземплярах: по одному покупателю и продавцу.

Важно: благодаря счету-фактуре покупатель/приобретатель товара/услуги имеет законное требование на получение денежного вычета с НДС, входящего в сумму к оплате.

Налоговый кодекс (п.3 ст. 168) прямо указывает продавцу на обязанность направить авансовый счет-фактуру покупателю по перечислении им денежной суммы в качестве предоплаты. Покупатель же, получив свой экземпляр документа, может реализовать свое право, прописанное в п. 12 ст. 171 НК РФ, на вычет НДС.

Как правильно заполнять?

Все необходимые реквизиты данного налогового документа прописаны в п. 5.1. ст. 169 Налогового кодекса. Согласно закону, к обязательному заполнению подлежит следующее:

порядковый номер налогового документа, дата составления;
реквизиты поставщика и покупателя, обязательно включить ИНН каждой стороны;
номер и дата платежа, который явился основанием для перечисления предоплаты;
название валюты (код), в которой поступил платеж.

В пунктах 3 и 4 - грузоотправитель и грузополучатель и их адреса - ставят прочерк. В графе №1 таблицы указывают, за какой товар/услугу был произведен авансовый платеж. При этом данные сведения должны повторять название товара/услуги, которые были прописаны в соответствующем договоре. Можно заявку на поставку товара оформить после получения предоплаты, тогда в нужной графе нужно написать общее название («Детали», «Инструменты» и прочее). Разрешение на обобщение товарных позиций закреплено письмом Минфина РФ от 26.07.2011 за № 03–07–09/22.

Предпочтительно указывать в графе наименования поставляемого товара (услуг, работ) номер договора, на основании которого был произведен авансовый платеж от покупателя продавцу.

Далее по табличной части необходимо заполнить графы №7, №8, №9. Вписывать необходимо точную сумму «до копейки», не округляя. В оставшихся графах, согласно п. 4 правил заполнения счетов-фактур (приложение к постановлению № 1137), ставятся прочерки.

Счёт-фактура на аванс

Ответственность за неправильное оформление

В случае грубого нарушения в оформлении документа (к примеру, не проставлены обязательные реквизиты), последний будет считаться ничтожным. А если его нет, а авансовые средства от клиента были отправлены, налоговая проверка просто так это не оставит.

Есть бухгалтеры, которые игнорируют требования налогового законодательства к обязательному оформлению счета-фактуры на аванс по каждому поступившему предварительному платежу. Однако данные противозаконные действия обязательно будут выявлены уже при первой налоговой ревизии, которая всегда просматривает, чтобы по каждой предоплате от клиента имелась своя счет-фактура.

В случае выявления подобных нарушений налоговый инспектор доначисляет НДС по каждой авансовой сумме за налоговый период. Однако сам налогоплательщик уже не имеет возможности получить вычет, потому что не предоставил информацию.

Ст. 120 НК РФ предусматривает штраф с налогоплательщика за нарушение Правил ведения учета объектов налогообложения. За правонарушение в одном отчетном периоде взимается 10 тыс. руб., при повторном нарушении - до 30 тыс. руб.

Сроки выставления

Налоговый кодекс устанавливает срок в 5 дней для составления авансового счета-фактуры (п.3, ст. 168):

по фактическом получении авансового платежа продавцом;
с момента отгрузки товара.

Если организация получает регулярные авансовые платежи, один за одним поставляя товар, тогда допускается выписывать счет-фактуру в конце расчетного периода.

Являясь важным налоговым документом, счёт-фактура позволяет получить законные денежные вычеты с НДС налогоплательщикам. С другой стороны, это один из самых проверяемых налоговой службой документ. За недобросовестное отношение к авансовому счету-фактуре налогоплательщик наказывает себя дважды. Он платит штраф, а также не получает вычеты, не заявленные в Декларации. Поэтому, безусловно, к составлению данного документа стоит относиться более внимательно и ответственно.

Компании очень часто работают на условиях предварительной оплаты произведённого ими товара или планируемых к оказанию услуг. Для учёта и отражения сумм НДС используют специальные счета-фактуры на аванс. Нередко бухгалтеры сталкиваются с вопросами, касающимися правил заполнения этого документа. Выясним, как выглядит авансовый счёт-фактура, какие требования нужно соблюдать в случае его выставления.

Понятие и функции авансовой счёт-фактуры

Счёт-фактура (с/ф) на полученный аванс представляет собой отчётный документ, который выписывается фирме-покупателю за внесённую заранее предоплату. Оформление авансовых документов для плательщиков НДС является необходимым условием за исключения некоторых моментов, которые будут рассмотрены ниже.

Зачем нужна с/ф при покупке товара или приобретения услуги

168 статья Налогового кодекса регламентирует процедуру оформления документов по НДС. Фирма-покупатель по счёту-фактуре может произвести вычет НДС при оплате налогов. В этом и состоит главная функция рассматриваемого документа.

Когда выставление счетов-фактур является обязательным

При детальном анализе правил выписки документов на предоплату можно обнаружить, что эту обязанность плательщик должен выполнить при определённых условиях. Среди них:

наличие договора между покупателем и продавцом;
внесение предоплаты покупателем за товар или услугу.

Заполнение и отправка формы поставщиком

Налоговый кодекс не предусматривает исключений по выставлению формы. Однако существует постановление российского правительства, которое указывает на случаи, когда счет-фактура может не оформляться. Перечислим их:

аванс выдан на поставку продукции, которая будет произведена через 6 месяцев или позже;
платёж осуществлён по операции, ставка НДС которой равна 0 или не уплачивается;
фирма не уплачивает НДС по 145 статье НК РФ.

Срок, в течение которого нужно выписать документ

Фирма-продавец обязана составить и отправить счет-фактуру покупателю не позднее 5 дней с момента получения денежных средств или оплаты в неденежной форме.

Образец заполнения

Оформление и заполнение документа происходит по утверждённым формам. Как и в обычном счёте-фактуре, в документе на аванс должны быть указаны следующие данные:

номер;
дата;
физические показатели товара;
название фирмы и адреса продавца и покупателя;
ИНН, КПП обеих сторон.

Как оформить с/ф при получении аванса по реализации

Особенности заполнения документа связаны с тем, что в нём необходимо отразить факт получения предоплаты. С этой целью в счёт-фактуру должны вноситься:

реквизиты платёжного поручения, на основании которой оплачен аванс. Прочерк ставится только в случае неденежного авансирования;
вид валюты и её код;
сумма предоплаты.

Примите к сведению, что каждая счёт-фактура должна оформляться на отдельном листе.

Расчёт ставки НДС и отражение суммы налога

Момент определения налоговой базы по НДС в случае получения аванса напрямую связан с датой получения предоплаты за товары или услуги. При поступлении денег на расчётный счёт или получения оплаты в неденежной форме в обязательном порядке должна выставляться авансовая счёт-фактура. Для расчёта суммы НДС, причитающегося к уплате в бюджет по итогам квартала или года необходимо использовать расчётную ставку.

Сказанное означает, что получив аванс в счёт поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг, продавец должен исчислить НДС к уплате в бюджет по расчётной ставке 18/118 или 10/110 (п. 4 ст. 164 НК РФ). Какую налоговую ставку применять, зависит от того, по какой ставке облагается реализация товаров, выполнение работ или оказание услуг, в счёт которых был получен аванс.

http://glavkniga.ru/situations/k503261

Как выставить авансовую фактуру покупателю

Табличная часть документа заполняется названием товаров или описание работ (услуг), за которые начислен аванс. Важно учитывать, что все наименования должны совпадать с теми, которые прописаны в договоре поставки или на оказании соответствующих услуг . Не запрещено указывать общие названия, например, «промышленные товары» или «сварочные услуги».

Образец заполненной счет-фактуры представлен ниже.

В документе необходимо прописывать ставку по налогу (164 статья НК РФ), предъявленную сумму НДС и размер авансового платежа.

За подписание отвечает руководство фирмы, а также главный бухгалтер. Допускаются передоверять эти обязанности иным должностным лицам, если имеется соответствующий приказ руководства о передаче полномочий.

Типичные проблемы при оформлении

Прежде всего, стоит отметить ошибки, которые не влияют на действительность документа и не могут быть основанием для отказа вычета НДС. Ошибки, которые не являются помехой к идентификации плательщиков НДС:

адреса продавца или покупателя;
ставки по налогу;
суммы НДС;
название и цена товаров и услуг.

При отсутствии сведений вместо прочерка можно оставлять поле незаполненным. Отметки типа «аванс по договору №1 от 05.07.2016 для ООО «Радуга» и прочие подобные также допускаются.

Какие ошибки препятствуют возврату НДС

Среди недочётов в оформлении встречаются те, которые препятствуют получению возмещения НДС. Список наиболее распространённых критичных ошибок:

неправильное заполнение ИНН и КПП;
неправильный или неуказанный номер документа;
отсутствие сведений о стране производителе для иностранной продукции.

Многие бухгалтеры, обязанные выставлять счёта-фактуры, привыкли отдавать приоритет фактическому адресу покупателя. На самом деле, главным для идентификации контрагента является юридический адрес.

Как правильно заполнить счёт-фактуру на предоплату

Закон предусматривает целый перечень правил выписки авансового документа. Немногие знают, что счёт-фактуру можно оформить как собственноручно, так и в печатном виде. Многие компании, ведущие большое количество отгрузок, часто распечатывают авансовые фактуры с подписью руководства либо проставляют на документах факсимиле с подписями ответственных лиц. Это облегчает и ускоряет документооборот внутри фирмы. Однако если налоговый инспектор заметит подобные нарушения, то это явится отказом к вычету НДС.

Важно знать: факсимильные печати и штампы строго запрещено использовать.

Где узнать код операции

Не следует указывать чужой код операции при незнании истинного. Лучше проставить прочерк. В полях 2 и 2а не следует проставлять единицы измерения, которые не соответствуют специальному классификатору (ОКЕИ). Если компания не является импортёром, то при отсутствии таможенной декларации графы 10–11 не заполняются.

С июля 2016 года используются новые коды операций по НДС. Среди них больше всего вопросов бухгалтеров связано с кодированием счетов-фактур, предназначенных для неплательщиков НДС. В этом случае действует следующее правило:

если выставляется отгрузочный счет-фактура по конкретной сделке - указывается код «01»;
если выписывается счёт-фактура, содержащий сводные данные по отгрузкам покупателям - неплательщикам НДС, или же первичный документ (независимо от того, сводный он или содержащий данные по единичной отгрузке), то используется код «26».

Ответственность за нарушение правил заполнения документов

Не стоит забывать про своевременную выписку фактур. Многие бухгалтеры, не сильно озадаченные этим фактом, по приезде налогового инспектора оказываются в затруднительной ситуации. При больших объёмах реализации товара единовременно выписать сотни авансовых документов им оказывается не под силу.

Однако отследить передачу аванса не так тяжело, и при обнаружении этого факта налоговая инспекция начисляет НДС. И так происходит по всему отчётному периоду. Сделать запрос на вычет уже невозможно, и компания получает дополнительный налог и немалый штраф до 10 000 рублей (статья 120 НК РФ). Если нарушения продолжатся в других отчётных периодах, штраф вырастет в 3 раза .

Как должна выглядеть запись в книге продаж

Книги продаж обязательно применяются при регистрации счетов-фактур, связанных с продажей товара. Запись ведётся для начисления НДС. Книга продаж является регулятором и учётным регистром при налогообложении. Ведётся в основном фирмами на ОСНО.

Учёт и нумерация

Счёт-фактура на аванс представляет собой обычную фактуру, но с определёнными условиями (предоплата). Соответственно вопрос о её нумерации возникает очень часто. Закон (постановление Правительства №1137) утверждает, что хронологический порядок един для всех фактур. Это означает, что счёт-фактура на аванс нумеруется в общем порядке.

Некоторые бухгалтеры ведут обособленный учёт, что не совсем верно. Хотя ответственность за это не предусмотрена, но для консолидации при проверках правильная последовательность облегчает дело. Для удобства можно ставить пометки в виде буквенных значений (101/АВ).

Видео: как выставлять и оформлять авансовые счета-фактуры

Заполнение авансовой счёт-фактуры не является чем-то сложным. Чтобы выписанный документ приняли к зачёту, необходимо соблюдать внимательность и не допускать типичных ошибок. Следует вести учёт в журнале регистрации, как того требует закон, неисполнение которого грозит штрафами.

Продавец, получив предоплату, должен сформировать счет и зарегистрировать его в книге продаж. Иначе организации будет начислен штраф в сумме от 10 до 40 тыс. руб. Чтобы не нарушать налоговое законодательство, нужно четко знать, когда выставляется счет-фактура на аванс, как заполнить, каковы требования к оформлению документа.

Суть

Счет-фактура — это документ, на основании которого покупатель может предъявить входящий НДС к вычету. Продавец должен формировать фактуру и отправлять ее контрагенту по факту оплаты и отгрузки товаров. Кроме разных моментов составления, эти два документа отличаются также количеством отображаемой информации.

Порядок

Когда выписываются счета-фактуры на аванс? В течение 5 дней с момента получения денег. Счет составляется в двух экземплярах. Если при выпуске документа были допущены ошибки, то ФНС может отказать в вычете НДС покупателю. Но на продавца такие санкции не распространяются. Он должен дважды начислить налог: при получении средств и в момент реализации.

Счета можно выставлять в электронном и бумажном виде. Во втором случае у обоих участников сделки должно быть техническое оборудование.

Счет-фактура выписывается, только если аванс и реализация прошли в разных Сумма НДС, подлежащего уплате, рассчитывается по итогам месяца. Если оплата и отгрузки произошли в одном периоде, то не будет искажена.

Реквизиты

Их не так уж и мало:

номер и дата счета (стр. 1);
наименование, участников сделки (стр. 2, 6);
реквизиты платежки (стр. 5).
наименование валюты (строка 7);
названия товаров (графа 1);
сумма предоплаты (графа 9);
ставка налога (графа 7);
сумма НДС (графа 8).

Авансовый счет-фактура по частичной оплате счета составляется таким же образом. В строке 5 указываются реквизиты каждой из платежек. Если средства были получены в безденежной форме (бартером или взаимозачетом), то ставится прочерк. Строки 3 («Грузоотправитель»), 4 («Грузополучатель»), графы 2-6, 10, 11 должны остаться пустыми.

Нюансы заполнения счетов:

вносить номера счетов нужно в единый реестр;
если оплата поступила до момента заключения договора, то в фактуре следует указать общее название товаров (например, «бытовая химия») и максимальную ставку НДС;
наличие на документе дополнительных пометок (например, «от Газпрома») не делает его недействительным;
документ подписывается директором и бухгалтером.

Графа 1

Этот пункт содержит на которые выписывается счет-фактура на аванс. Когда выписывается документ, очень важно, чтобы название продукции совпадало с тем, которое указано в спецификации.

Покупатель может перечислить средства в счет товаров, на которые предусмотрены разные ставки НДС. Как в таком случае составляется счет-фактура на аванс? Когда выписывается документ, нужно соблюдать условия договора. Если данные позволяют разделить объемы товаров по разным ставкам, их нужно выделить в счете отдельными позициями. Или выписать фактуру с обобщенным наименованием и указать большую ставку.

Договором могут быть предусмотрены разные сроки поставки. Когда выписываются счета-фактуры на аванс, не нужно разбивать сумму на несколько позиций.

Пример

АО 2 марта получило аванс в сумме 12.9 тыс. руб. Через два дня бухгалтер выписал счет в двух экземплярах. Один зарегистрировал в книге продаж, второй отправил покупателю. произошла 23 апреля на сумму выписанного счета 12,9 тыс. руб. (НДС - 196,80 руб.). В день отгрузки бухгалтер зарегистрировал новый счет в книге продаж, а предыдущий - в книге покупок.

Непрерывные поставки

Некоторые предприятия, например, телекоммуникационные, работают на условиях предоплаты. Когда выписываются счета-фактуры на аванс такими организациями? В конце расчетного периода на сумму поступивших оплат за вычетом стоимости предоставленных услуг. Если отгрузка осуществляется в течение 5 дней после оплаты, то фактура выставляется на реализацию.

Исключения

Обязательно ли выставлять счет-фактуру на аванс? Нет. Счет не выставляется, если:

период изготовления товаров превышает полгода;
товары не облагаются НДС или ставка нулевая.

Счет-фактура на аванс выписывается в течение какого времени? Не позднее 5 дней с момента получения аванса. Если оплата и отгрузка осуществляются в один и тот же квартал, то фактуру можно не выписывать, так как оплата не признается авансом. Эта трактовка ФАС вызывает противоречия у ФНС. Согласно ст. 168 НК РФ, счет-фактура на аванс выписывается независимо от срока отгрузки товаров. Поскольку трактовка решений не одинакова, то споры по этому вопросу чаще всего решаются через суд.

Документооборот

Если аванс и отгрузка имели место в одном квартале, то в декларации нужно указать:

дважды налоговую базу: на сумму предоплаты и стоимости реализации;
один раз налоговый вычет с поступивших денег.

Пример

Организация в начале года заключила договор на оказание услуг связи. По условиям сделки покупатель сначала должен перечислить аванс. Разница между поступившей суммой и стоимостью оказанных услуг засчитывается в счет будущих авансов. По мере реализации НДС с авансом принимается к вычету. В таблице ниже представлено движение средств. Рассмотрим детальнее, когда выписываются счета-фактуры на аванс.

	Аванс, тыс. руб.	Стоимость услуг, тыс. руб.


	фактура на стоимость реализации - 0,9 тыс. руб.;
	счет на аванс в сумме 1 - 0,9 = 0,1 тыс. руб.


	фактура на стоимость реализации - 02.5 тыс. руб.;
	счет на аванс в сумме (2.7 + 1) - (2,5 + 0,9) = 0,3 тыс. руб.
	В книге покупок был зарегистрирован аванс на 100 руб.

	31 марта в книге продаж регистрируется фактура на 1 тыс. руб. и счет за аванс за февраль в сумме (0,8 + 2,7 + 1) - (1 + 2.5 + 0.9) = 0,2 тыс. руб.

Возврат средств

Выписывается ли счет-фактура на аванс, если часть средств нужно вернуть покупателю? Да. Но в случае изменения продавец должен принять к вычету НДС, перечисленный в бюджет, и отразить в БУ все корректировки. На сумму возвращаемой части средств новый счет не оформляется. Но чтобы обосновать вычет, на ранее выставленном документе в нужно сделать пометку «Возврат» и указать реквизиты платежки. Срок регистрации ограничен одним годом.

Может возникнуть ситуация, когда после изменения условий сумма предоплаты будет превышать новую стоимость услуг. Например, если покупатель отказался от части товаров или поменял их на более дешевые. Неотработанную часть оплаты можно зачислить в счет будущих поставок или вернуть покупателю. При этом к вычету предъявляется сумма в виде разницы между авансом и договорной стоимостью.

Пример

АО в первом квартале получило полную предоплату товаров на сумму 35,4 тыс. руб. (ставка НДС - 18 %). В этом же периоде бухгалтер выписал и зарегистрировал счет на сумму аванса, начислил 5,4 тыс. НДС. В апреле средства были перечислены в бюджет.

Во II квартале предприятие подписало допсоглашение, по которому покупатель отказывается от первого заказа и меняет товар на тот, который облагается 10 % НДС. Стоимость такой поставки составляет 29,7 тыс. руб. Полученный ранее аванс частично перечисляется в счет будущих поставок и возвращается покупателю.

Разница в суммах составляет 5,7 тыс. руб. Эти средства перечислены покупателю. Излишне уплаченную сумму НДС (869 руб.) продавец предъявляет к вычету во II квартале. В книге продаж регистрируется фактура на аванс в сумме 5,7 тыс. руб. с пометкой «Частичный возврат».

Во II квартале организация отгрузила всю партию товаров. Бухгалтер выставил и зарегистрировал счет на сумму 29,7 тыс. руб. Фактура на остаток аванса заносится в книгу покупок на сумму 29,7 тыс. руб., а НДС (4531 руб.) принимается к вычету.

Как продавец зарегистрирует фактуру?

В книге продаж заполняются все графы, кроме 14, 16 и 19. В момент отгрузки в счет полученной оплаты сумму НДС можно предъявить к вычету полностью, если аванс уже отработан, или только часть с предоплаты. При счет на сумму реализации вписывается в книгу продаж. Но товар может отгружаться несколькими партиями. Для каждой может быть предусмотрен счет-фактура и аванс. Два счета-фактуры выписываются по общим правилам, то есть если отгрузка и оплата осуществлялись в разных налоговых периодах.

При заполнении книги покупок стоимость товара в графе 15 должна соответствовать той, которая указана в пункте 9, независимо от того, на какую сумму товар по факту отгружен.

Графа 7 книги покупок заполняется, если:

ввозится импортный товаров, налог взимается на таможне;
оплачиваются командировочные расходы;
возвращается неотработанный аванс.

Право принимать налог к вычету не зависит от оплаты. Поэтому реквизиты платежки на аванс в графу 7 переносить не нужно.

Пример

Продавец получил аванс в сумме 59 тыс. руб. (НДС - 9 тыс. руб.). Первая отгрузка прошла на сумму 50 тыс. руб. Эта же сумма отображается в графе 9 счета. Но при регистрации документа в графе 15 указывается полная сумма аванса (59 тыс. руб.), а в графе 16 - НДС к вычету (7627,12 руб.). При отгрузке следующей партии на 9 тыс. руб. в графе 15 снова указывается вся сумма аванса (59 тыс. руб.), а в графе 16 - 1372,88 руб. НДС.

Как покупатель регистрирует фактуру?

Получив счет на перечисленный аванс, покупатель может принять НДС к вычету. Это право возникает также после оприходования ценностей. Но на этот раз сумма НДС должна соответствовать той, что указана в счете. Сам документ должен быть внесен в книгу покупок. Чтобы избежать двойного уменьшения базы, вычет по авансу нужно восстановить в полном объеме, если стоимость полученных товаров равна сумме предоплаты, или частично.

Чтобы восстановить принятый НДС, нужно счет зарегистрировать в книге продаж в таком же порядке, как и фактуры на отгрузку. Но код вида операции должен быть 21. Стоимость товаров из графы 13б книги должна соответствовать цифре, указанной в пункте 9 фактуры.

Пример 1

Когда выписываются счета фактуры на аванс, покупатель регистрирует операцию на 59 тыс. руб. Первая отгрузка прошла на 50 тыс. руб. Эта же сумма указывается в фактуре на реализацию и в книге покупок. Сразу восстанавливается часть НДС, принятая к вычету с аванса: в графе 13б - 50 тыс. руб., в графе 17 - 7627,12 руб. После получения второй партии в книге продаж указывается, соответственно, 9 тыс. руб. и 1372,88 руб.

Пример 2

ООО перечислило аванс АО 2 марта в сумме 100 тыс. руб. (НДС 18 %) и в тот же день получило фактуру на аналогичную сумму. Счет был зарегистрирован в книге покупок. Затем 23 марта были оказаны услуги в счет аванса на сумму 50 тыс. руб. (НДС 18 %). На эту операцию также был выставлен и зарегистрирован счет. После этого фактуру на аванс продавец регистрирует с указанием суммы НДС (7627,12 руб.) в книге продаж. Так восстанавливается часть налога, принятая к вычету по авансу.

Вывод

В НК сказано, что счет выставляется в течение 5 дней с момента получения денег. Но если поступление средств и отгрузка прошли в одном налоговом периоде, то база для расчета НДС искажена не будет. То есть документ можно не выписывать. Плюс такой схемы в том, что покупатель может принять НДС к вычету и закрыть квартал. Но такая схема вызывает массу споров с налоговой. И отстаивать свои права приходится в суде. Чтобы избежать проблем, можно выставлять счет на каждую поставку, а распечатывать его по требованию контрагента. Так и налоговая не будет предъявлять претензий, и покупатели смогут всегда принять НДС к вычету. Но такая схема добавит много бумажной работы бухгалтеру.