На вопросы отвечали М.Г. Суховская, юрист,
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Продолжаем заполнять личные карточки работников

Форму личной карточки в электронном виде можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюс

В этом материале мы ответим на оставшиеся вопросы по поводу ведения личных карточек. Рассмотрим нюансы внесения некоторых сведений о работнике, а также заполнения разделов карточки о переводах, отпусках, обучении.

Не тяните с оформлением личных карточек

Наталья Ивановна, г. Саров

В течение какого срока со дня приема на работу нового сотрудника на него надо завести личную карточку?

: Такой срок законодательно нигде не установлен.

Оптимально будет завести ее сразу после того, как запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку работника. Ведь в личной карточке повторяются все записи, вносимые в трудовую книжку на основе приказов, и с этими записями работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его карточк еп. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) . Напомним, что организации и предприниматели обязаны оформить трудовые книжки на основных работников, проработавших свыше 5 днейст. 66 ТК РФ . Поэтому личные карточки на тех, кто проработал менее 5 дней, можно не заводить.

«Брачные» формулировки

Как правильно в личных карточках заполнять пункт 9 «Состояние в браке»? Есть ли какие-то официальные формулировки или можно писать произвольно?

: Этот пункт предполагает также указание определенного кода по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95утв. Постановлением Госкомстата от 31.07.95 № 412 . В Классификаторе даны следующие формулировки для брачного состояния:

• никогда не состоял (не состояла) в браке;
• состоит в зарегистрированном браке;
• состоит в незарегистрированном браке;
• вдовец (вдова);
• разведен (разведена);
• разошелся (разошлась).

Однако на наш взгляд, это чересчур подробная градация. И далеко не каждый работник согласится сообщать о себе подобную информацию.

Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок «состоит» и «не состоит». Кстати, в самостоятельно разработанных формах личных карточек пункт «Состояние в браке» можно вообще не предусматривать.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрены требования о наличии определенных сведений в документах по учету кадров, необходимых как для предъявления проверяющим органам, так и для работодателя. Например, применительно к личной карточке это сведения об образовании и профессии, вносимые в раздел I «Общие сведения», если работа требует специальных знаний, графа «Личная подпись владельца трудовой книжки» в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», сведения, содержащиеся в разделе II «Сведения о воинском учет е»ст. 65 ТК РФ ; п. 12 Правил .

Сведения о состоянии в браке к обязательным не относятс я” .

Коды в карточке - элемент необязательный

Я веду кадровый учет в обычной коммерческой фирме, и у меня такой вопрос. В разделе «Общие сведения» унифицированной формы личной карточки почти для всех пунктов предусмотрены поля для кодирования, где указываются коды по различным классификаторам (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР). Обязательно ли заполнять эти поля? И если мы будем разрабатывать свою форму личной карточки, можно ли в ней вообще не предусматривать поля для кодирования?

: Вот что нам ответили по этому поводу в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Незаполнение полей для кодирования в унифицированной форме личной карточки не нарушает ни трудовых прав работника, ни законодательство о труде, вследствие чего не может являться основанием для привлечения организации или ее должностных лиц к административной ответственности.

Что касается формы личной карточки, самостоятельно разработанной работодателем, то в ней должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного учетного документ ач. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Коды к таким реквизитам не относятся. Поэтому наличие полей для кодирования не является обязательны м” .

Роструд

Нужно ли в личной карточке указывать место работы в филиале

Е.М. Кислова, г. Самара

У нас госпредприятие. Сотрудник работает в филиале. Надо ли указывать наименование филиала в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки?

: Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу, который, в свою очередь, оформляется на основании трудового договора с работнико мст. 68 ТК РФ . Поэтому в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки:

• <если> структурное подразделение указано в трудовом договоре, то указываете наименование филиала. Такое условие обязательно для включения в трудовой договор, если филиал расположен в другой местност ист. 57 ТК РФ ;
• <если> оно не указано в трудовом договоре, то филиал не указываете. Но если вам нужна эта информация, можете указать наименование филиала в разделе X «Дополнительные сведения».

Увеличение зарплаты в личной карточке отражается не всегда

Тамара Конева, г. Москва

Приказом руководителя были повышены на 20% оклады тем сотрудникам, которые проработали в нашей фирме более 10 лет. Надо ли как-то фиксировать это в их личных карточках?

: В личной карточке графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.» содержится в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». И заполняется эта графа, соответственно, только на основании приказов о приеме на работу либо о переводе на другую работ уУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания) .

Если же работники, которым были повышены оклады, остались в прежних структурных подразделениях и на прежних должностях, то указывать их новые оклады в личных карточках не нужно.

Что было до вас - то неважно...

Подскажите, нужно ли отражать в разделе V личной карточки тот факт, что принятый на работу сотрудник до устройства к нам прошел курсы повышения квалификации, организованные его прежним работодателем?

ВНИМАНИЕ

Личные карточки работников должны храниться в организации 75 летп. 658 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .

: Не обязательно, и вот почему.

В раздел V вносится информация о повышении квалификации работника, проведенном исключительно в период работы у нынешнего работодателя. Аналогично дело обстоит и с такими разделами, как «Аттестация», «Профессиональная переподготовка», «Награды (поощрения)». Но если для вас такая информация важна, то укажите ее в личной карточке.

Как отразить временный перевод в личной карточке

В.А. Кузенкина, г. Казань

Кассир, которая работает у нас с 01.04.2014, переведена с 08.06.2015 на должность старшего кассира для исполнения обязанностей сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком. Надо ли вносить сведения о таком переводе в личную карточку и если да, то как это сделать?

: У вашего сотрудника временный перевод на другую работ устатьи 72 , 72.2 ТК РФ . Личные карточки ведутся на основе записей в трудовой книжке. А в трудовую книжку вносятся записи только о переводах на другую постоянную работ уп. 4 Правил . В то же время и в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки, и в Указания хутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (там, где говорится о заполнении этого раздела) сказано, что записи о переводах вносятся на основе приказов. При этом не уточняется, сведения о каких переводах вносятся в раздел. Поэтому целесообразно указывать в этом разделе сведения как о переводах на другую постоянную работу, так и о временных переводах.

В вашем случае это можно оформить так.

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5	6
01.04.2014		кассир	15 000	Приказ от 01.04.2014 № 13к
08.06.2015Указываете дату начала временного перевода		старший кассир	20 000	Приказ от 01.06.2015 № 20к
08.06.2016Указываете дату, когда работник вернулся к прежней работе по окончании временного перевода		кассир	15 000	Приказ от 08.06.2016 № 28к

Не забывайте, что с каждой записью в этом разделе надо знакомить работника под роспись.

В отпуск - по приказу

Сотрудница уходит в декретный отпуск. Что указывать в личной карточке в качестве основания для предоставления такого отпуска: больничный лист или приказ руководителя?

: Отпуск по беременности и родам предоставляется работницам по их заявлению и на основании листка нетрудоспособност ист. 255 ТК РФ . При этом все отпуска, предоставляемые работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами, трудовым договором, должны оформляться соответствующим приказом руководител яУказания (за основу можно взять унифицированную форму № Т-6). Следовательно, основанием предоставления любого отпуска, в том числе декретного, является приказ.

А при заполнении сведений о декретном отпуске в разделе VIII «Отпуск» личной карточки графа «Период работы» не заполняется.

Отражаем в карточке отпуска за разные годы

Н.И. Лаптева, г. Воронеж

Работнику предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 15.06.2015 на 28 календарных дней. Из них:

• 10 календарных дней - за период работы с 01.02.2014 по 31.01.2015;
• 18 календарных дней - за период работы с 01.02.2015 по 31.01.2016.

Как заполнить раздел VIII «Отпуск» личной карточки?

: В разделе VIII «Отпуск» вам необходимо отразить сведения о предоставлении отпуска за каждый рабочий год отдельно.

VIII. ОТПУСК

	Период работы			Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
…
	01.02.2014	31.01.2015Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск	10	15.06.2015	12.07.2015Даты начала и окончания отпуска указываете за весь период отпуска	Приказ от 10.06.2015 № 23к
Ежегодный основной оплачиваемый	01.02.2015Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск	31.01.2016Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск	18

«Законные» льготы тоже вписываем в карточку

Мария Сотникова, г. Рязань

Для чего в личной карточке раздел «Социальные льготы»? Что, к примеру, там указывается?

: В раздел IX вносится информация о льготах, на которые работник имеет право по закону, и об основаниях их предоставления. Это, например, льготы:

• для инвалидов (в частности, сокращенное рабочее время, удлиненный ежегодный отпус к)ст. 92 ТК РФ ; ст. 23 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ ;
• для работников, имеющих детей-инвалидов (дополнительные выходные днист. 262 ТК РФ );
• для ветеранов боевых действий (отпуск за свой счетподп. 11 п. 1 ст. 16 Закона от 12.01.95 № 5-ФЗ ).

Также в этом разделе нужно указать реквизиты документа, дающего право на льготы (например, справки, подтверждающей факт установления инвалидности, удостоверения ветерана боевых действий).

Абсолютно все отпуска включаются в личную карточку

Зинаида Семеновна Кармазова, г. Надым

Надо ли вносить в личную карточку сведения об отпуске, предоставленном работнику для лечения после несчастного случая на производств е? Если надо, то как это правильно сделать?

: В разделе VIII «Отпуск» личной карточки отражается информация обо всех отпусках работника в период работы в организаци иУказания . В том числе и об отпуске для санаторно-курортного лечения в связи с наступлением страхового случая на производств еподп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ . А заполнить карточку надо так.

VIII. ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения	-Графа 2 не заполняется, ведь предоставление отпуска для санаторно-курортного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в конкретной организации	-Графа 3 не заполняется, ведь предоставление отпуска для санаторно-курортного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в конкретной организации	21	06.04.2015	26.04.2015	Приказ от 02.04.2015 № 78к

Куда писать про дисциплинарные взыскания

Вносятся ли в личные карточки записи о замечаниях и выговорах? Если да, то в какой раздел?

: В личной карточке не предусмотрен специальный раздел для внесения сведений о применяемых к работнику дисциплинарных взысканиях. Вместе с тем, когда дисциплинарным взысканием является увольнение за виновные действия, информация об этом вносится в раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

Копию своей личной карточки работник требовать не вправе

Нина Олеговна, г. Адлер

Один из наших бывших работников спустя месяц после увольнения попросил предоставить ему копии некоторых документов, связанных с работой, в том числе и копию его личной карточки. Разве мы обязаны ее предоставлять? Я всегда считала, что это внутренний кадровый документ.

: По Трудовому кодексу работодатель обязан бесплатно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (их заверенные копии), связанные с работо йст. 62 ТК РФ , например:

• копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы, о премировании;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у этого работодателя;
• документы о прохождении обязательных аттестаций.

Что касается личной карточки, то тут нельзя с ходу дать однозначный ответ. Например, суды высказывали противоположные мнения. Одни говорили, что выдача копий личных карточек законом не предусмотрен асм., например, Определение Мосгорсуда от 20.06.2011 № 33-18698 , а другие, наоборот, утверждали, что право работника требовать копии «рабочих» документов распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у этого работодател ясм., например, Постановление Президиума Мособлсуда от 08.02.2012 № 41 .

Мы решили узнать, что думают на этот счет в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Представляется, что личная карточка работника не относится к документам, копии которых работодатель обязан выдавать работнику. Ведь в карточке, как правило, находят отражение сведения, фиксируемые в других документах (например, в приказах, трудовой книжке, справках) либо содержащиеся в документах, уже имеющихся у самого работника (например, в паспорте, документах об образовании, о воинской служб е)” .

Роструд

Однако, учитывая, что в личной карточке не содержится никаких секретных сведений, полагаем: если работник просит выдать ее копию, то его просьбу вполне можно удовлетворить.

Вести личные карточки обязаны все работодатели

Я.И. Львова, г. Ставрополь

У нас небольшая фирма. Работает всего несколько человек. Разве нам обязательно заводить на них личные карточки?

: Да, обязательно, а неведение личных карточек чревато для работодателя штрафами от трудинспекции. Это нам подтвердили в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Отсутствие личных карточек работников свидетельствует о нарушении работодателем требований законодательства о труде. Таким требованием является обязанность, установленная п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книже кутв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 : с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Следовательно, личная карточка является документом, посредством которого выполняется требование нормативного правового акта. Если личные карточки не будут вестись, будет нарушено указанное требование. В то же время личная карточка - документ, в котором работодатель отражает свои решения для своего удобства.

Отсутствие личных карточек работников, а также неотражение в них информации о приеме на работу, о переводах, об увольнении нарушает указанное требование трудового законодательства, что, в свою очередь, повлечет за собой ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ” .

Роструд

Сведения в разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» нужно вносить в соответствии с записями в трудовой книжк еп. 12 Правил . Если у вас коммерческая организация, то остальные сведения о работнике вносите в карточку в случае необходимости. И не бойтесь ошибиться, ведь обязательных требований по заполнению личной карточки нет.

При оформлении сотрудника на работу на него необходимо завести личную карточку. В этом документе отражаются сведения о работнике и характер работы. В личной карточке (форма N Т-2) отражаются и другие дополнительные сведения.

Личная карточка

На каждого работника должна быть заведена его личная карточка. Заводится она работниками кадровой службы при приеме. Заполняется карточка по форме N Т-2. При приёме на работу научно-педагогического и научного работника одновременно нужно заполнить и карту по форме N Т-4 . А при оформлении лиц, замещающих госдолжности государственной службы, необходимо использовать форму N Т-2ГС(МС) .

Для того, чтобы правильно её заполнить, кадровому работнику придется собрать сведения о сотруднике. Информация в личную карточку вносится на основании:

• паспорта работника (другого документа, удостоверяющего его личность);
• приказа о приёме на работу;
• трудовой книжки (другого документа, который может подтвердить его трудовой стаж);
• свидетельства пенсионного страхования;
• документов воинского учета (если трудоустраивающийся подлежит призыву на военную службу и военнообязан);
• документов об образовании, наличии специальных знаний или квалификации (если для замещения должности требуется специальная подготовка или нужны специальные знания).

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы. Например, справка об условиях и характере труда с основного места работы, если принимается работник по совместительству на работу с опасными и вредными условиями труда.

Форма начинается с шапки, где нужно указать название организации. Далее заполняются графы:

• Дата составления (эта дата может отличаться от даты приёма);
• Табельный номер;
• Номер страхового свидетельства государственного страхования;
• Алфавит (полнее нужно для систематизации карточек, здесь указывается первая буква фамилии работника);
• Характер работы (временно или постоянно — в зависимости от того, срочный или бессрочный трудовой договор);
• Вид работы (совместительство; если нет, то указывается "основная");
• Пол (проставляется только буква М или Ж).

В карточке представлены разделы:

• Общие сведения (Ф.И.О. работника, дата и место его рождения, сведения о гражданстве, информация о знании иностранного языка, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, реквизиты паспорта и сведения о месте жительства, номер его телефона) (Первый раздел);
• Сведения о воинском учете (Второй раздел);
• Прием на работу и перевод на другую работу (Третий раздел);
• Аттестация (Четвертый раздел);
• Повышение квалификации (Пятый раздел);
• Профессиональная переподготовка (Шестой раздел);
• Награды (поощрения), почетные звания (Седьмой раздел);
• Отпуск (Восьмой раздел);
• Социальные льготы (сведения о льготах, на которые работник имеет право по закону) (Девятый раздел);
• Дополнительные сведения (Десятый раздел);
• Основания прекращения трудового договора (Одиннадцатый раздел).

Классификаторы при заполнении карточки

На первой и второй страницах формы представлены поля для проставления кодов. Для заполнения этих полей нужно использовать классификаторы:

• ОКАТО (объектов административно-территориального деления);
• ОКИН (информации о населении);
• ОКСО (специальностей по образованию);
• ОКПО (предприятий и организаций);
• ОКПДТР (должностей служащих, профессий рабочих и тарифных разрядов);
• ОКУД (управленческой документации).

Как внести изменения

Если сведения о работнике изменились, то они должны быть отражены в его личной карточке. Чтобы правильно отразить такие изменения, нужно зачеркнуть одной чертой устаревшие данные и записать новые (рядом или выше). Изменения должны быть заверены подписью кадрового работника.

Также можно внести и исправления, если изначально были внесены неверные данные.

Личная карточка работника (форма Т-2) – информационный документ о новом работнике. При принятии сотрудника на работу, на него необходимо заполнить личную карточку по унифицированной форме Т-2. Данный кадровый документ обязателен к заполнению, он содержит всю необходимую информацию о биографии и данных работника, а также о его трудовой деятельности. В статье вы узнаете как заполнить личную карточку работника на примере. Ниже вы найдете заполненный образец карточки, там же вы можете скачать бланк форма Т-2.

Состоит документ из 4-х разделов, какие-то разделы нужно заполнить в самом начале трудовой деятельности работника, какие-то дополняются в процессе работы.

Личная карточка работника (Форма Т-2). Образец заполнения

Заполнение раздела №1 личной карточки работника (формы Т-2)

Здесь заполняются общие сведения о сотруднике. Для заполнения необходимо взять у работника такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, документы об образовании, трудовой договор ( или ).

Заполняя данный раздел, нужно не забыть про указание кодов в пп.3-6. Коды берутся из соответствующих классификаторов.

В п.3 – код ОКАТО того населенного пункта, в котором вы родились.

В пункте 4 указывается код ОКИН для вашего гражданства: «1» – если у вас российское гражданство, «2» – если у вас два гражданства, 3 – если нет совсем.

В пункте 5 указывается код ОКИН для уровня знаний указанного вами иностранного языка: код «1» соответствует тому, вы способны читать и переводить со словарем, «2» – читаете и можете объясняться на этом языке, «3» – свободно владеете.

В пункте 6 код ОКИН для вашего уровня образования: 4 класса (начальное общее) – «02», 9 классов (основное общее) – «03», 11 классов (среднее общее) – «07», училище (начальное профессиональное) – «10», техникум (высшее профессиональное) – «11», 3 курса ВУЗа (неполное высшее) – «15», высшее – «18», послевузовское – «19».

Сведения об образовании берутся из документа об образовании (аттестат, диплом и т.д.).

Образец заполнения 1-6 п. в личной карточке сотрудника

Стаж работы – для данного пункта сведения берутся из предоставленной работником трудовой книжки.

Для вашего семейного положения (п.9) также нужно указать соответствующий код ОКИН: «1» – не замужем/не женат, «2» – зарегистрированный брак, «3» – незарегистрированный брак, «4» – вдова/вдовец, «5» – в разводе, «6» – разошлись.

Затем идут стандартные сведения о паспорте работника, о месте жительства и дате регистрации по адресу проживания. Личная карточка работника в первом разделе заканчивается указанием контактного телефона сотрудника.

Пример оформления личной карточки сотрудника п. 7-12

Заполнение раздела №2 личной карточки работника

Раздел заполняется для мужчин, информация берется из военного билета. На мужчин, которые еще не отслужили и подлежат призыву, заполнить нужно:

• пункт 2 – пишется фраза «подлежит призыву»;
• пункт 5 категория годности – «А» – годен, «Б» – годен с незначительными ограничениями, «В» – ограниченно годен, «Г» – временно не годен, «Д» – не годен.
• пункт 8 – для мужчин, достигших 50 лет, здесь ставится отметка «снят с воинского учета по возрасту», также может быть указана фраза «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Остальные пункты этого раздел для этой категории граждан не заполняются. Для мужчин, находящихся в запасе, заполнить нужно все пункты. Все сведения берутся из военного билета.

Пример оформления раздела №2 личной карточки работника

Заполнение раздела №3 личной карточки работника Т-2

Здесь указываем, на какую должность принят сотрудник, с каким окладом и на основании какого приказа о приеме на работу. Здесь работник должен поставить свою подпись.

В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности этот раздел может быть дополнен информацией о перемещениях работника внутри организации: с одной должности на другую, с одного подразделения в другое.

Образец заполнения раздела №3 личной карточки сотрудника

Разделы №4-7 личной карточки сотрудника заполняются в процессе работы. Раздел №8 отражает сведения об отпуске, где указывается вид отпуска, его продолжительность, период работы, за который предоставлен. В качестве основания указывается .

Последний раздел заполняется при увольнении работника, здесь пишется дата и причина увольнения, номер и дата .

Заполняет личную карточку сотрудник кадровой службы, в конце бланка он ставит свою подпись, также и сам работник после ознакомления подписывает данный документ.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

На каждого сотрудника предприятия должностные лица отдела кадров заводят такой документ, как личная карточка работника. Она является составной частью его личного дела и заполняется на основании всех представленных им копий, оригиналов документов. В нее также вносятся сведения, относящиеся к выполнению работником своих профессиональных обязанностей.

Личная карточка сотрудника – это основной бланк по кадровому учету всех работающих на предприятии. Именно она является главной формой по воинскому учету, при этом за достоверность содержащихся в ней данных несет ответственность инспектор по кадрам.

Всю вносимую информацию работник проверяет после совершения записей, а потом подтверждает их своей подписью.

Росстат предлагает для нее использовать бланк форма т-2. Каждое предприятие имеет право ее дорабатывать или убирать ненужные поля в соответствии с особенностями своей деятельности.

Программы по кадровому учету содержат ее в составе своих документов. Бланк можно распечатывать, а потом заполнять вручную, или же вбить соответствующую информацию в справочники программы, а личная карточка т 2 будет формироваться в автоматическом режиме.

Эти документы должны хранится в строго определенных местах, куда доступ ограничен и возможен только для ответственных должностных лиц. Это связано с тем, что карточка работника содержит его персональные данные, которые охраняются законодательством. Данные положения относятся и к базам данным в компьютере.

Желательно к карточке прикладывать все копии документов, на основании которых в нее вносились отметки.

По мере необходимости кадровый работник делает в данном регистре записи об отпусках, повышении квалификации работника, переводе и т. д. При увольнении сотрудника в нее записываются реквизиты приказа на расторжение контракта.

Карточка т2 должна содержать личную подпись увольняющего работника.

После этого вместе с личным делом она передается в архив, в котором документ хранится в соответствии с законом 75 лет.

Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2016

Форма т-2 образец заполнения рассмотрим подробнее.

В первую очередь заполняется шапка документа. Здесь нужно указать полное название фирмы и ее код по классификатору ОКПО.

Далее вписываются данные в табличную часть. Поочередно указываются дата заполнения (обычно совпадает с датой приема на работу), табельный номер, номер налогоплательщика, номер пенсионного страхования (СНИЛС), первая буква фамилии, тип выполняемой работы (может быть «постоянная» и «временная»), вид работы (основное место, совместительство), пол (обозначается одной заглавной буквой).

1. Общие сведения

В небольшой таблице в правой части указываются дата заключения и номер трудового контракта.

В пункте 4 записывается гражданство и его код согласно справочнику ОКИН.

В пункте 5 отражается каким иностранным языком владеет работник и в какой степени. Последняя может содержать следующее: «читаю и перевожу со словарем», «читаю и могу объясняться» или «владею свободно».

Пункт 6 содержит данные о полученном образовании - его уровень, наименование, информация о документе об образовании и полученная квалификация.

В пункте 7 указывается название профессии, по которой оформлен сотрудник.

Пункт 8 заполняется согласно трудовой книжки - здесь нужно указать стаж на определенную дату (как правило, на момент поступления на работу).

В пунктах 9-10 записывается состояние в браке, а также данные по ближайшим родственникам.

Пункт 11 содержит данные удостоверения личности.

В пункте 12 отражаются адреса по прописке и фактическому проживанию, а также контактный номер телефона.

2. Сведения о воинском учете

Данный раздел заполняется только для мужчин на основании воинского билета или приписного удостоверения.

В пункте 2 записывается воинское звание работника. Если он еще не служил, то здесь нужно указать «подлежит призыву».

В пункте 3 отражается состав, к примеру «солдаты», «медицинский» и т. д.

В пункте 4 указывается цифровой код военной специальности.

В пунктах 6-7 отражается наименование военкомата, к которому относится сотрудник и состояние на учете. В последнем случае запись делается карандашом.

Отметка в пункте 8 проставляется при снятии работника с воинского учета.

Указанные в этом разделе данные заверяет работник кадровой службы и сам сотрудник.

3. Прием на работу и переводы на другую работу

В данном разделе в таблицу построчно заносятся данные об оформлении и перемещениях сотрудника. Здесь нужно указать дату издания приказа, название структурного подразделения и должности, данные о зарплате, реквизиты приказа. Каждую строку работник заверяет личной подписью.

4. Аттестация

Заполняется уже в процессе работы на предприятии. В этот раздел заносятся данные о прохождении работником аттестаций. Они должны содержать дату операции, итог работы комиссии, реквизиты протокола. Графа «Основание» может быть пустой или в ней можно указать данные приказа о направлении работника на прохождение аттестации.

5. Повышение квалификации

Заполняется по мере прохождения работником соответствующих курсов. Здесь построчно нужно указать начальную и окончательную дату обучения, вид квалификационного повышения, в каком образовательном учреждении оно проходило, реквизиты полученного документа о прохождении. Графа «Основание» заполняется аналогично разделу 4.

6. Профессиональная переподготовка

Раздел построчно содержит сведения о переподготовке сотрудника. Здесь нужно указать период дат, в которую она проводилась, по какой специальности, данные полученного документа о переподготовке.

7. Поощрения и награды

В данной части документа нужно указывать информацию о награждении сотрудника за высокие показатели в работе грамотами, благодарностями, премиями и т. д. В первой графе надо записать вид награждения, а в последующих – название, номер и дату документа, согласно которому работнику вручались поощрения.

8. Отпуск

При предоставлении сотруднику времени отдыха, сведения из записываются в данный раздел. Сюда нужно вносить информацию обо всех отпусках, в том числе без сохранения зарплаты.

В первом столбце указывается его название, далее для ежегодных отпусков - период за который они предоставляются, продолжительность и точные время начала и конца этого времени. Последняя графа содержит реквизиты соответствующих распоряжений руководства фирмы.

9. Социальные льготы

Данный раздел заполняется в случае, если работник имеет какие-либо льготные условия труда. Например, у инвалидов 3 группы (рабочая) должен быть сокращенный рабочий день. В первой графе указывается вид льготы, далее реквизиты документа, на основе которого она предоставляется. В основаниях можно указывать ссылку на действующие законы.

10. Дополнительные сведения

Сюда вносятся данные, которые не были отражены в предыдущих разделах, но имеют важное значение. Например, если у сотрудника есть права на вождение автомобиля, то на этих строках записываются реквизиты водительского удостоверения, его категория и срок действия.

Несмотря на то, что мы в настоящее время пользуемся достижениями научно-технического прогресса и живем в век цифровой информации, традиционные бумажные работы никак не могут искореняться из делопроизводства. Одним из основополагающих документов в организации, определяющим отношение штатного сотрудника к военной службе, а также служащим источником данных об этом лице, является личная карточка, заполненная по определенной установленной форме Т-2.

В задачи, которыми должен заниматься сотрудник, ответственный за решение вопросов учетной деятельности, входит заполнение карточки на основе документально представленной информации, своевременное обновление данных, сверка с данными из военкомата и бережное хранение документов.

Существуют определенные термины, которые ставят в тупик специалиста по ВУР, особенно если он впервые вносит сведения о воинском учете персонала. Поэтому полезным будет поговорить о наполняемости карточки Т-2 поэтапно.

Избежать этого процесса не удастся по действующему законодательству, так как сведения о гражданах, трудящихся на предприятии и состоящих на воинском учете носят стратегический характер. В подтверждение этому необходимо привести тот факт, что личную карточку сотрудника положено хранить после его увольнения еще 75 лет.

Заполнение шапки и внесение общих данных

Формат полей, которые содержит образец карточки, считается доступным для использования, однако конфиденциальность определенной информации требует ее кодировки. В общем случае, заполнять бланк нужно черной или синей ручкой, но до уточнения некоторых сведений или при возможном предстоящем их изменении допускается временная запись простым карандашом.

В специально отведенных полях прописывается полное название организации и ее кодификация по ОКПО и ОКУД, а также указывается табельный номер сотрудника, номер свидетельства ИНН, СНИЛС и характер работы (постоянная или временная). Личные данные берутся из паспорта. Информация о знании языка представлена в одном из трех видов:

• владеет;
• объясняется;
• переводит со словарем.

Для сведений о полученном образовании предусмотрены резервные поля. Они позволяют вносить изменения, если гражданин получает дополнительную специальность. При наличии нескольких профессий указывается только та, по которой работника приняли в организацию. Необходимо обратить внимание, что при заполнении паспортных данных придется указывать адрес регистрации и фактического проживания. В общем случае эти данные не совпадают.

Внесение сведений о ВУ

Постепенно подошли к интересующей нас теме. Основанием для внесения сведений в личную карточку служит военный билет или . Процедура заполнения некоторых полей зависит от званий военнообязанных и видов воинского учета.

Внесение сведений об офицерах запаса

Первый пункт в анкете не заполняется, а сразу вносится воинское звание. Данные берутся из военного билета. При последовательном присвоении званий писать нужно последнее по дате. Наименование профиля указано в п.7 в военном билете. Для большинства офицеров это командный профиль, однако может встречаться медицинский, педагогический, юридический и т.д.

Военно-учетная специальность гражданина закодирована шестизначным числом. В графу ВУС вносится код из военного билета. Отсутствие специальности тоже имеет обозначение. Иногда указывается и группа учета. Для российской армии — это аббревиатура «РА».

Пункт №5, указывающий на категорию годности должен содержать литеру, соответствующую категории, которая была присвоена по результатам заседания военной комиссии. Если в документе отсутствует категория, то в карточку заносится литера «А».

Следующая запись производится в случае наличия мобилизационного предписания. Это документ, выданный военкоматом для сверки данных. Он подразумевает явку без повестки во время объявления мобилизации. В анкету выставляется номер команды, взятый из предписания. При постановке лица на спецучет в соответствующее поле вносится номер удостоверения об отсрочке. Данные о ВУ часто меняются, поэтому рекомендуется писать их простым карандашом.

О рядовых

Категория запаса – это показатель, который определяет прохождение воинской службы. Если гражданин служил в ВС не меньше года, то в запасе он состоит в 1 категории. Лица, не служившие, имеют 2 категорию. Пункты, заполнение которых не вызывает трудностей или производится по аналогии с процедурой внесения сведений об офицерах, рассмотренной ранее, пропустим и выделим лишь те, что имеют особенности. Напротив графы «профиль» без сокращений должно быть написано: «солдаты» или «матросы».

Все остальные поля оформляются по данным военного билета без каких-либо дополнений. Необходимо отметить, что такой способ ведения личной карточки характерен не только для рядовых, но и для матросов, прапорщиков, мичманов и сержантов.

О призывниках

Личные корточки на граждан, которые должны быть призваны в состав ВС, заполняются на общих основаниях. Призывником считается гражданин, верхний возрастной порог которого не достиг 27 лет. Трудоустройство этой категории граждан часто встречается, если была получена отсрочка от армии.

Первое поле, отвечающее за категорию запаса, по понятным причинам не заполняется. Если сотрудник намеревается работать в организации продолжительное время, то запись можно делать ручкой, так как после достижения им возраста 27 лет он получит военный билет и будет считаться военнообязанным в запасе с категорией 2.

Вместо воинского звания следует написать «Подлежит призыву». Часто случается такое, что после службы гражданин возвращается на предыдущее место работы. Чтобы не производить лишних исправлений, поля с изменяющейся информацией, не позволяющие вносить дополнения, следует заполнить карандашом. После изъятия карточки из картотеки обязательно все записи дублировать ручкой.

Еще одной отличительной особенностью заполнения личной карточки для призывника является то, что пункт №7 не заполняется.

Все заполненные сведения согласуются с самим работником. После ознакомления он должен расписаться в документе. Кстати, свою роспись он должен устанавливать при внесении любых изменений. Работник подлежит снятию с учета, если достиг определенного предусмотренного законодательством возраста или отбывает на другое место жительства. Перед тем, как личная карточка будет изъята из картотеки, необходимо в пункте 8 сделать отметку в военкомате, свидетельствующую о снятии с учета.

Самое важное требование к заполнению бланков, которое предъявляется к лицу, ответственному за учетную работу, это аккуратность. Дело в том, что по требованию некоторых военкоматов формуляры с исправлениями могут приравниваться к нарушениям в ведении ВУ. Оспорить их требование невозможно, поэтому прежде чем вносить какую-либо информацию, следует несколько раз проверить ее достоверность. Почерк должен быть каллиграфическим, а записи производиться в строгом соответствии с правилами.