Правильное оформление приказов. Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Дата: 15.10.2019

Перед тем как перепечатывать шаблон, естественно рекомендуем хорошо проверить изложенные в нем статьи кодексов. В настоящем они вполне могли утратить свою свежесть. Надежный шаблон будет полезным в устранении незнания при изготовлении важного письма. Это приблизит путь сэкономить на договоре юриста. Свободные ресурсы для каждого желанны.

Написание приказа

Далее обычно указываются сроки исполнения распоряжения, ответственные за его исполнение лица, их должности. Как вариант, в документ добавляется строка «с приказом ознакомить под роспись:» с перечислением ФИО должностных лиц. В конце распоряжения должна находиться подпись руководителя.

Простейший образец приказа может выглядеть следующим образом: Иногда приказы включают в себя относительно большой объем информации. В таких случаях допускается оформлять приложения к приказу, например, с графиками, таблицами, диаграммами и пр. При этом основной текст самого приказа может содержать ссылки, например, «см. Приложение №1».

Руководство каким-либо процессом, в котором задействовано множество исполнителей, эффективнее всего осуществлять при помощи приказов. Именно так организована работа крупных предприятий, где руководитель издает приказы, позволяющие координировать ведение хозяйственной деятельности организации.

Издание приказа может касаться абсолютно любой сферы деятельности, включая работу с персоналом, клиентами и т.д. Приказы становятся основным мотивом к действию, задачей для подчиненных, поэтому для оформления таких документов важно применять максимально чёткую и понятную структуру. Как правильно составлять приказы?

Написание приказа

Каждый руководитель обязан знать, как правильно написать приказ, так как именно он его издает и подписывает. Прежде всего, ввиду обычно большого количества внутренних приказов, каждому подобному документу должен быть присвоен номер. Впоследствии реквизиты (номер, дата издания) заносятся в специальные журналы приказов.

Правильно составить документ поможет и грамотно подобранная преамбула – обычно это причина, повлекшая за собой необходимость издания данного распоряжения руководства организации (например, «в связи с проведением проверки» и т.д.) Здесь же можно сослаться на определенные нормативные акты, например, Устав ООО, коллективный договор или Трудовой кодекс, предусматривающие возможность проведения таких работ.

Следующая обязательная часть приказа – фраза, включающая слово «приказываю». После него должны следовать конкретные указания, распоряжения, побуждающие к совершению конкретных действий. Далее обычно указываются сроки исполнения распоряжения, ответственные за его исполнение лица, их должности. Как вариант, в документ добавляется строка «с приказом ознакомить под роспись:» с перечислением ФИО должностных лиц. В конце распоряжения должна находиться подпись руководителя.

Как правильно написать приказ: образец

Простейший образец приказа может выглядеть следующим образом:

Иногда приказы включают в себя относительно большой объем информации. В таких случаях допускается оформлять приложения к приказу, например, с графиками, таблицами, диаграммами и пр. При этом основной текст самого приказа может содержать ссылки, например, «см. Приложение №1».

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту

Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа

Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке. вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть

В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.

Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.

Как оформить приложение

Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4

к приказу ООО «Буйвол»

от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется сделать выписку из приказа. тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

Евгения Полоса

** Надоело использовать только 10% возможностей популярных офисных программ? Пришло время для уверенной работы в Word, Excel и PowerPoint - можно все самостоятельно изучить. Но сначала можно пройти несколько бесплатных уроков: Word. Excel .

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, структура, пример, форма, бланк. Скачать, написать, составить. Написание, правильное составление. Правила оформления.

Самое важное:

Приказы по технологическим вопросам могут так оформляться? Да, формат универсальный. Его можно наполнить любым содержанием.

Подойдет ли формат для решений инвестиционного комитета. Конечно. Формат универсальный.

Приказ об увольнении, как его оформлять. Общие рекомендации остаются в силе, но структура приказа об увольнении регулируется законодательством о труде, ознакомьтесь с ним.

Поручение на сделку выглядит совсем не так. Если Вы приглядитесь, то в таблице поручения есть все перечисленные разделы. Просто они оформлены немного по-другому.

Правильное оформление распорядительных документов упрощает их исполнение и создает порядок в делах. Используя приведенные рекомендации по написанию приказа, решения, поручения, распоряжения, Вы подготовите качественный документ.

[Тип документа, дата и номер во внутреннем учете]. Например, Приказ N _______ от _________

[Орган, издавший документ, принявший решение, в родительном падеже]. Например, Генерального директора ООО "ЛСС РУУП ОРК", или Совета директоров Фонда "Власть и Деньги".

Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.

Например, в это генеральный директор, на предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении — ректор.

Каждый руководитель издает два вида приказов:

по основной деятельности;
по личному составу.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа в текстовой форме.

Пример оформления приказа

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.

Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

констатирующей (вводной);
распорядительной.

Констатирующая часть

Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок этого документа. Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 Ne 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».

Распорядительная часть

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.

Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя — определенного должностного лица или целого структурного подразделения.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.

В отдельном пункте приказа называются лица> на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...».

В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В этом случае в текст необходимо включать пункт следующего содержания: «Приказ «О....» от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:

«Пункты 2, 5, приказа «О....» от 00.00.00 Ко 00 считать утратившими силу (отмененными)».

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов является обязанностью службы делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной службой в дело, например «Приказы Генерального директора по основной деятельности». Внутри дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.

На стадии подготовки Приказа выполняются следующие операции

подготовкой проекта Приказа;
оформлением проекта Приказа.

Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.

1. Подготовка проекта Приказа

При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа.

Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа.

Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна).

Констатирующую часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек.

В распорядительной части Приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.

Распорядительную часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом.

В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000".

Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.

2. Оформление проекта Приказа

Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты:

эмблема организации;
код организации по ОКПО;
код документа по ОКУД;
наименование организации;
название вида документа;
место составления или издания;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения;
фамилия исполнителя и номер его телефона.

Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия.

Подписание Приказа

согласованием проекта Приказа;
передачей проекта Приказа в службу ДОУ;
проверкой правильности оформления проекта Приказа;
корректировкой проекта Приказа;
проставлением реквизита "гриф ограничения доступа к документу";
подписанием проекта Приказа.

3. Согласование проекта Приказа

Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с:

руководителями структурных подразделений;
юристом;
главным бухгалтером;
другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее "на Бланке Приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.

4. Передача проекта Приказа в службу ДОУ

После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель").

5. Проверка правильности оформления проекта Приказа

Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку.

6. Корректировка проекта Приказа

В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы.

7. Проставление реквизита "Гриф ограничения доступа к документу"

При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".

8. Подписание проекта Приказа

Приказ подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.

Регистрация приказа

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

регистрацией Приказа;
проставлением реквизита "Отметка о контроле".

9. Регистрация Приказа

Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).

Регистрация Приказа - это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Приказ регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

Реквизит "дата" проставляется на Приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ).

Реквизит "индекс" Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.

На Приложениях к Приказу индексы не проставляются.

Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

индекс и дата;
автор (разработчик);
кто подписал;
заголовок и/или краткое содержание;
приложения;
резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);
расписка исполнителя в получении Приказа;
срок исполнения;
отметка о контроле;
ход исполнения;
отметка об исполнении;
номер дела;
перенос данных на машинный носитель

При наличии в Приказе сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.

10. Проставление реквизита "Отметка о контроле"

Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа).

Исполнение и контроль исполнения приказа

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

размножением Приказа;
заверением размноженных копий Приказа;
рассылкой Приказа (копий) исполнителям;
постановкой Приказа на контроль;
проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями;
исполнением Приказа;
проверкой и регулированием исполнения Приказа;
докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа;
согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа;
изменением сроков и порядка исполнения Приказа;
завершением исполнения Приказа.

Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.

11. Размножение Приказа

Если в Приказе указано несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения Приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный Приказ.

12. Заверение размноженных копий Приказа

Размноженные копии Приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Приказа специалист службы ДОУ проставляет на Бланке Приказа, на котором оформлена каждая копия Приказа, реквизит "отметка о заверении копии".

Все размноженные и заверенные экземпляры Приказа либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Приказа передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника Приказа). В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Приказа.

Обработка Приказов и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ.

14. Постановка Приказа на контроль

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Приказов.

Ответственным за организацию контроля исполнения Приказа является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Приказа. Контроль исполнения Приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный Приказ.

Для постановки Приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

15. Проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями

Если рассылку Приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений.

16. Исполнение Приказа

Проведение конкретной работы Исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в Приказе.

17. Проверка и регулирование исполнения Приказа

Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения Приказа.

Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Приказа. Срок исполнения Приказа - это период времени, отведенный на исполнение Приказа, или календареая дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения Приказа могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении Приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в Приказе не указан.

Индивидуальные сроки исполнения указываются автором Приказа в его тексте или устанавливаются Руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) Приказа. Если индивидуальный срок исполнения Приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов Приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения.

Контроль хода исполнения Приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока - если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней.

18. Доклад Руководителю предприятия о выполнении Приказа

Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Приказа в установленные сроки.

19. Согласование изменения сроков и порядка исполнения Приказа

В необходимых случаях Руководитель (его заместитель) предприятия и Ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения Приказа. Основанием для этого является докладная записка Ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения Приказа отражается в резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия.

Изменение сроков и порядка исполнения Приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения Приказа.

20. Изменение сроков и порядка исполнения Приказа

На основании резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

21. Завершение исполнения Приказа

Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или во его исполнение составлен другой документ.

Перенос исполненного приказа в дело

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

возвратом исполненного Приказа в службу ДОУ;
записью об исполнении Приказа;
снятием исполненного Приказа с контроля и подшивкой его в дело.

22. Возврат исполненного Приказа в службу ДОУ

Приказ, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел).

23. Запись об исполнении Приказа

Результат исполнения Приказа представляют в письменном отчете или отмечают в краткой форме на самом Приказе (Ответственный исполнитель и/или специалисты службы ДОУ заполняют на Бланке Приказа поле "краткие сведения об исполнении" реквизита "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

24. Снятие исполненного Приказа с контроля и подшивка его в дело

Приказ снимается с контроля после его исполнения. Если необходимость в исполнении Приказа отпала, то он снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При этом специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

Подшивка Приказа в дело (формирование дел) - это группировка исполненных Приказов в дела в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляет специалист службы ДОУ под непосредственным контролем Руководителя предприятия.

На Бланке Приказа, подшиваемого в дело, специалисты службы ДОУ проставляют реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" и делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

в дело помещаются только исполненные и правильно оформленные Приказы;
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от Приказов по личному составу;
в дело группируются, как правило, Приказы одного года (за исключением переходящих);
в дело включается один (подлинный) экземпляр Приказа;
Приказы внутри дела располагаются в нумерационной (по возрастанию их регистрационных (порядковых) номеров) последовательности;
Приложения (на документе проставлена отметка "Приложение") к Приказу подшиваются в деле совместно с соответствующим Приказом;
документы к Приказам группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;
Приказы, содержащие сведения, входящие в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, группируются и подшиваются в отдельное дело.

приказ распорядительный документ констатирующий

Приказ по основной деятельности оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов. Для приказа, как и для любого другого вида документов, характерен свой набор реквизитов.

Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты как:

Наименование организации-автора документа является обязательным реквизитом и поэтому должен обязательно указываться на всех документах - внутренних, исходящих, составляемых на бланках документов или чистом листе бумаге. Наименование организации должно соответствовать наименованию, приведенному в учредительных документах, и всегда приводится в именительном падеже. Оно включает в себя наименование вышестоящей организации (оно может быть сокращенным) и полное наименование организации - автора документа ниже приводится сокращенное наименование, которое указывается в скобках.

Наименование вида документа - ПРИКАЗ, проставляется после наименования организации - автора документа.

Дата приказа - это дата его подписания, она, как правило, оформляется цифровым способом, элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. Например: 08.03.2007.

Регистрационный номер - помешается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Заголовок начинается с предлога «О», «Об»:

- «Об итогах….»;
- «О введении…»;
- «О мерах….» и т.д.

Заголовок располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» печатается через один интервал, в кавычки не ставится, точка в конце заголовка не ставится.

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть указаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать их корректировку. Упоминание в тексте наименование органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их описанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей констатирующей (вводной) и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса. Она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки:

- «В соответствии...»;
- «Во исполнение...»;
- «В целях...».

Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие:

1. Когда основанием для создания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления. Например:

«В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2006 г. № 304 «О внесении изменений и дополнений в Положение о лицензировании деятельности по заготовке, переработке и реализации лома цветных металлов», ПРИКАЗЫВАЮ: ...».

2. Когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводится дата, номер и заголовок соответствующего документа. Например:

«Во исполнение приказа Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26.12.1994 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» ПРИКАЗЫВАЮ:...».

3. Когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации. Например:

«В порядке финансовой поддержки животноводства, руководствуясь Областным законом «Об областном бюджете на 2001 год» ПРИКАЗЫВАЮ: ...».

Возможен вариант издания приказа без констатирующей части. Делается это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого объяснения, являются очевидными.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. Она содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.

В формулировках распорядительной части следует избегать неконкретных выражений, таких как «улучшить», «повысить», «активизировать» и т.д.

В распорядительной части приказа следует учесть также следующие:

- каждый пункт (подпункт) приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер;
- число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение поручения;
- если приказ отменяет или заменяет в какой-либо части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются.

Признать утратившим силу:

- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 2004 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации;
- Пункт 3 Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 3 февраля 2004 г. № 8 «О квартальной бухгалтерской отчетности организации»;
- если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункта:
- «Пункт 3 приказа от 06.04.2006 г. № 74 дополнить изложить в следующей редакции:...»;
- «В пункте 8 Положения о бухгалтерии слова: «Министерство труда Российской Федерации» заменить словами: «Министерство труда и социального развития Российской Федерации»;
- в приказе по основной деятельности не следует приводить указания, касающиеся кадровых вопросов (трудовых отношений).

Согласование документа - это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителями, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Проставляется виза в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа. Например:

Заместитель директора по УВР

(подпись) Л.С. Иволгина
21.05.2001.

При наличии замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Зам. директора по АХР

(подпись) И.С. Сосницкая
22.08.2001.

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к приказу.

Передача руководству приказа на подпись без необходимых виз не допускается.

Подпись - обязательный реквизит приказа, как и любого другого документа.

Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях и должностных инструкциях.

В состав реквизита «подпись» входят:

- наименование должности подписавшего приказ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор подпись Н.Н. Луговой.

Не допускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа, отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в подписанном документе неточностей или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение изменений и дополнений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку, который должен включать те подразделения и организации, которых он касается.

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в общий отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

С 1 июня 2017 г. введен в действие СТБ 6.38-2016 <1> , а с 7 сентября — скорректирована Инструкция по делопроизводству <2> . В данных документах определен общий порядок оформления документов, обязательный для всех организаций <3> .

Рассмотрим, какие нововведения нужно учесть субъектам хозяйствования при подготовке приказа, распоряжения (далее — приказ).

Общие правила оформления приказа

Требования к оформлению документации изменены для упрощения ее набора на компьютере. Они коснулись расположения отдельных реквизитов документов: введены новые требования, а также уточнены имеющиеся.

Кроме того, уточнено оформление отдельных реквизитов. Например, установлен запрет на перенос слов в тексте. Он не распространяется на оформление таблиц <4> .

Итак, нанимателям при оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам оформления документов:

1) соблюдать поля:

— левое — 30 мм;

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм;

2) печатать текст шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) <5> ;

3) использовать размер шрифта не менее 13 пт;

4) не допускать текстовые выделения в виде подчеркивания <6> ;

5) не печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами;

6) реквизиты отделять друг от друга полуторным межстрочным интервалом <7> . К реквизитам приказа относятся: «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Виза»;

На заметку
Допускается отделять друг от друга реквизиты документа пробельной строкой (Enter) <8> . Пробельная строка равна размеру используемого шрифта. То есть при наборе текста шрифтом, равным 13 пт, пробельная строка будет равна 13 пт .

7) без переноса слов оформлять текст приказа и многострочные реквизиты. К многострочным реквизитам относятся реквизиты, которые не помещаются по длине на одну строку <9> . При этом максимальная длина данных реквизитов — 73 мм.

Пример
Общество с ограниченной
ответственностью «Весна»

8) в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставить;

9) распорядительную часть приказа начинать словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.

В текстах сложных по структуре приказов по личному составу следует использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ» <10> ;

10) прописными буквами печатать <11> :

— реквизит «Название вида документа»;

— слово «ПРИКАЗЫВАЮ»;

— в грифе согласования — слово «СОГЛАСОВАНО»;

11) без абзацного отступа печатать реквизиты <12> :

— «Название вида документа»;

— «Заголовок к тексту»;

— «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

12) расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатать на расстоянии 120 мм.

Оформление реквизитов приказа

Приказ содержит определенные реквизиты, которые надо располагать в следующем порядке:

1. Реквизит «Наименование организации» — указывается полное наименование организации согласно ее уставу <13> .

2. Реквизит «Название вида документа». Каждый документ имеет свое назначение, на основании которого определяется его вид <14> .

3. Реквизит «Дата документа». Датой приказа является дата его подписания <15> . Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. В конце буква «г» не ставится <16> . Например, «10.10.2017».

4. Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой <17> :

«к» — для документов 75-летнего срока хранения;

«л» — для документов 3-летнего срока хранения.

5. Реквизит «Место составления или издания». Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

6. Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. При этом он должен отвечать на вопрос «О чем?»

7. Реквизит «Текст». Текст приказа излагается от первого лица единственного числа <18> . Слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов <19> . Пункт «Приказ довести до сведения…» не включается <20> .

Отметим, что в реквизит «Текст» включается основание издания приказа. Для него установлены отдельные требования. Так, само слово «Основание» печатается без абзацного отступа и остается открытым, то есть под ним ничего не располагается (не печатается) <21> . Текст основания печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.

8. Реквизит «Подпись». Данный реквизит состоит:

– из наименования должности лица, подписавшего документ. При этом указывается фактическая должность лица, например директор. Допускается также использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Однако перед наименованием должности не допускается ставить предлог «За» или косую черту <22> . Кроме того, в наименовании должности, как правило, указывается видовое наименование организации (институт, предприятие, комитет и т.д.), например директор общества;

— собственноручной подписи;

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). При этом инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности <23> .

9. Реквизит «Виза». Данным реквизитом оформляется внутреннее согласование проекта документа <24> . Он включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

10. Отметка об ознакомлении. Она может быть оформлена <25> :

— на лицевой стороне последнего листа документа;

— оборотной стороне документа;

— отдельном листе ознакомления.

Пример оформления приказа о приеме на работу с указанием его реквизитов и требований к ним.

Левое поле — 30 мм.	Верхнее поле — не менее 20 мм.
	Общество с ограниченной ответственностью «Весна»					←	Реквизит «Наименование организации»: — если состоит из нескольких строк, печатается через межстрочный интервал точно 14 пт; — в конце точка не ставится.	Правое поле — не менее 8 мм.

						←	Реквизиты «Наименование организации» и «Название вида документа» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом или пробельной строкой (далее — межстрочный интервал 1,5 или Enter).

						←	Реквизит «Название вида документа»: — печатается прописными буквами без абзацного отступа; — в конце точка не ставится.

						←

	09.10.2017 N 168-к					←	Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный индекс»: — печатаются без абзацного отступа; — дата оформляется цифровым способом в виде «ДД.ММ.ГГГГ»; — в конце точка не ставится.

						←	Межстрочный интервал 1,5 или Enter.

						←	Реквизит «Место составления или издания»: — печатается без абзацного отступа; — в конце точка не ставится.

						←	Межстрочный интервал 1,5 или Enter.

	О приеме на работу					←	Реквизит «Заголовок к тексту»: — печатается без абзацного отступа; — максимальная длина строки 73 мм; — в конце точка не ставится.

						←	Межстрочный интервал 1,5 или Enter.

	ИВАНОВА Ивана Ивановича на работу 09.10.2017 кладовщиком 4-го разряда на склад комплектующих изделий с тарифной ставкой согласно штатному расписанию с заключением договора о полной материальной ответственности.						Реквизит «Текст»: — излагается от первого лица единственного числа; — слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов; — пункт «Приказ довести до сведения…» не включается; — в конце текста ставится точка; — печатается от нулевого положения, за исключением строки, начинающейся с абзацного отступа (1,25 см); — выравнивание текста — по ширине, межстрочный интервал — одинарный; — запрещается выделять текст и печать его вразрядку; — слово «Основание» печатается от границы левого поля и оставляется открытым. Другая информация печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.
	Основание:	1. Заявление Иванова И.И. 2. Трудовой договор от 09.10.2017 N 7.


						←	Межстрочный интервал 1,5 или Enter.

	Директор общества		Подпись		Г.О.Солей	←	Реквизит «Подпись»: — в название должности включается видовое наименование организации (институт, предприятие, комитет и т.д.); — наименование должности печатается без абзацного отступа; — расшифровка подписи от границы левого поля печатается на расстоянии 120 мм.

						←	Межстрочный интервал 1,5 или Enter.

	Начальник юридического отдела Подпись И.С.Пономаренко					←	Реквизит «Виза» печатается без абзацного отступа и через межстрочный интервал точно 14 пт.

						←	Межстрочный интервал 1,5 или Enter.

	С приказом ознакомлен			Подпись	И.И.Иванов	←	Отметка об ознакомлении: — оформляется на лицевой стороне последнего листа документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления; — печатается без абзацного отступа и через межстрочный интервал точно 14 пт.
Нижнее поле — не менее 20 мм.