Какие документы нужно выдавать сотруднику при увольнении. Правильное документирование процедуры увольнения работника

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

СЕМЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.

1. Трудовая книжка

Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.

Невыдача данной справки считается нарушением, ведь без нее новый работодатель не сможет правильно начислить пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Суды считают, что ответственность за невыдачу справки наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).

КАК ПОДТВЕРДИТЬ, ЧТО РАБОТНИК ПОЛУЧИЛ ДОКУМЕНТЫ

Указанные выше документы нужно выдавать обязательно под расписку, не дожидаясь запроса работника. Мы можем предложить вам три варианта, как зафиксировать, что работник получил все обязательные к выдаче формы и справки.

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»

В деятельности любого работодателя наступает момент, когда сотрудник увольняется. И нередко в небольших компаниях ответственность за все кадровые документы ложится на плечи бухгалтера. Полный список документов при увольнении-2017 разбираем в этой статье.

Расчетный лист

При окончательном расчете работодатель обязан выдать расчетный лист, в котором отражаются начисления, удержания и сумма к выплате (статья 136 ТК РФ РФ).

Трудовая книжка

Необходимость выдачи трудовой книжки закреплена в статье 80 ТК РФ РФ. В трудовой книжке делают запись об увольнении, соответствующую всем требованиям ТК РФ.

В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.

Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).

Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).

Медицинская книжка

Если для исполнения трудовых обязанностей работнику была необходима медицинская книжка, то работодатель также должен ее вернуть.

Справка о сумме заработной платы

Справка имеет чудное краткое название: «Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».

Спасибо, что дочитали!

Итак, справка выдается в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.

Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. №255-ФЗ.

С февраля 2017 г. форма справка была изменена. Какие конкретно изменения произошли, «Клерк» писал в .

СЗВ-М

Статьи 11 и 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ обязывают работодателя выдавать выписку из СЗВ-М по уволенному сотруднику. Эта форма потребуется бывшему работнику при выходе на пенсию.

СЗВ-СТАЖ

Несмотря на то, что СЗВ-СТАЖ впервые будет сдаваться только в 2018 г., при увольнении сотрудника в 2017 г. необходимо выдать ему выписку из данного отчета. В отчет должны попасть данные только по уволенному сотруднику.

С более подробной информацией о СЗВ-СТАЖ можно ознакомиться в .

Расчет по страховым взносам

В разделе 3 расчета по страховым взносам отражаются персонифицированные сведения о застрахованных лицах.

В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.

За период до 2017 г. данные представляются из 6 раздела формы РСВ-1 ПФР «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» .

Документы по заявлению сотрудника

По заявлению сотрудника ему выдаются документы, связанные с его работой. Это могут быть:

• 2-НДФЛ (пункт 3 статья 230 НК РФ РФ);
• копии приказа о приеме на работу;
• копии приказов о переводах на другую работу;
• копия приказа об увольнении;
• справка о заработной плате для обращения в центр занятости и т.д.

Штраф за невыдачу документов

Если сотруднику не будут выданы документы в день увольнения, то штраф грозит как организации, так и руководителю.

Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя - от 1000 до 5000 рублей.

За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:

• для организации - от 50 000 до 70 000 рублей;
• для руководителя - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ).

В случае увольнения сотрудника работодатель обязан выдать ему полный комплект необходимых документов. Однако помимо обязательных документов по письменному требованию работника руководитель должен предоставить справки, расчетные листы и прочие бумаги, которые имели непосредственное отношение к работе служащего.

Рассмотрим, что может входить в пакет документов, которые выдаются сотруднику в его последний рабочий день.

Какие документы и в какой срок необходимо выдать увольняющемуся сотруднику

Обязательный пакет документов, который должен выдаваться каждому увольняющемуся работнику вне зависимости от причины его увольнения, регламентируется законодательными актами Российской Федерации. Обязательными являются следующие бумаги:

1. трудовая книжка;
2. расчетный лист;
3. справка о доходах и удержанных налогах по форме 2-НДФЛ;
4. справка о зарплатах за предшествующие 2 года по форме 182Н;
5. справки о страховых взносах по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
6. медицинская книжка, если она требовалась для работы на предприятии;
7. расчет взносов в ФСС.

Трудовая книжка

Трудовая книжка с записью об увольнении обязана быть выданной сотруднику в день расторжения трудовых отношений.

Для того чтобы подтвердить факт выдачи документа, сотрудник расписывается в журнале учета трудовых книжек и в своей личной карточке.

Читайте также: Незаконное увольнение: обжалование, восстановление на работе и последствия для сторон

В том случае, если выдать документ работнику лично невозможно, работодатель обязан направить по домашнему адресу уведомление в письменном виде с предложением выслать трудовую книжку почтой.

Расчетный листок несет в себе следующую информацию, которая должна быть донесена руководителем до работника:

• заработная плата и ее составляющие за определенный период времени, полагающиеся сотруднику при увольнении;
• причитающиеся премии и компенсации;
• сумма удержанных из заработной платы денежных средств и основания для удержания;
• общая сумма, начисляемая работнику в день увольнения.

Расчетный лист выдается сотруднику в день его увольнения.

Справка по форме 2-НДФЛ подтверждает доходы работника и сумму удержанных из его заработной платы налогов.

Такой документ пригодится на новом рабочем месте, для банковских работников при подаче заявки на кредит, для оформления налоговых вычетов, компенсации больничного листа и во многих других ситуациях. Оптимальным вариантом станет запрос сразу нескольких копий документа у нынешнего работодателя.

Справка о зарплатах за предыдущие 2 года

Такая справка заполняется по форме 182Н. Она подтверждает доходы работника за предшествующие 2 года.

Те дни, когда страховые взносы с доходов не начислялись, в справке не отображаются. К таким периодам относятся, например, дни болезни или отпуск по уходу за ребенком.

Выдается сотруднику не позднее чем через 3 для после заявления на выдачу документа.

Читайте также: Выплаты, положенные сотруднику при увольнении

Справки по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Такие выписки указывают на страховой стаж, который был получен у определенного работодателя, а также на сумму отчислений в Пенсионный Фонд России.

СЗВ-М. Справка по форме СЗВ-М содержит в себе данные за последний месяц работы. По письменному заявлению сотрудника работодатель может предоставить справку за любой период работы до 2016 года, поскольку ранее эта выписка не существовала.

СЗВ-СТАЖ. Такая выписка существует с 2017 года и отображает взносы сотрудника за текущий год (в ней указываются данные с начала текущего года до дня увольнения) или со дня трудоустройства и до дня расторжения трудового договора. Ранее такие справки оформлялись по форме РСВ-1.

Выдается сотруднику не позднее чем через 3 для после заявления на выдачу документа.

Если для осуществления деятельности работнику требовалась медицинская книга и он предоставлял ее при заключении трудового договора, то в пакет документов, предоставляемых сотруднику при увольнении, входит и этот документ.

Медицинская книжка обязана быть выданной в день расторжения трудового договора.

Расчет взносов в ФСС

Справка о внесенных взносах в Фонд социального страхования Российской Федерации составляется по форме 4Н. В ней отображается информация по проведенным отчислениям в ФСС за последние 2 года.

Такой документ должен быть выдан сотруднику в день расторжения трудового договора.

Иная документация

Помимо вышеперечисленных документов, сотрудник может потребовать выдачу копии приказа об увольнении, копии приказа о выплате премий.

В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую книжку. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника на работу на определенную должность, записи о перемещениях в компании на разных должностях, если они имели место.

В конце – запись об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса, являющейся основанием причины увольнения.

Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или по согласованию с работником отправить ее по почте.

Справка по форме 2-НДФЛ

Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление.

Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен. За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению

Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению, увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС.

Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого. При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по почте.

Сведения персонифицированного учета

С 2017 года сведений персонифицированного учета, которые работодатель должен выдавать работникам при увольнении, стало больше.

Выписка из отчетности по страховым взносам

Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М

С 2017 года организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок, не позднее не позднее пяти календарных дней со дня обращения. Чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, стоит попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.

Количество отчетов на одного работника должно равняться количеству месяцев, которые работник проработал в организации или у индивидуального предпринимателя.

Каждому делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем по форме СЗВ-М. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка – на работника, которому форма выдается.

Медицинская книжка

Отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров. Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.

Другие документы

Статьей 62 Трудового кодекса установлена обязанность работодателя выдавать по требованию работника копии документов, имеющих отношение к трудовой деятельности работника. Это, например (перечень не закрытый):

• копии приказов о переводах на другую работу;
• справки о заработной плате;
• справки о периоде работы у данного работодателя;
• акты о несчастном случае на производстве и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.

Если поступил запрос на локальный нормативный акт, например, можно сделать заверенную выписку, касающуюся только заявителя.

Копии приказов о приеме на работу и об увольнении работодатель обязан выдать на основании статей 69 и 84.1 Трудового кодекса соответственно.

А статья 89 Трудового кодекса дает сотруднику право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные в рамках Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Только если документы при увольнении оформлены без ошибок, бухгалтер сможет своевременно рассчитаться с работником. Образцы всех документов при увольнении есть в статье. Их можно скачать.

Если с работником приходится расставаться, ваша задача — правильно рассчитать последние выплаты . И это, как правило, не только зарплата. Если сотрудник использовал не все дни своего отпуска, ему нужно выплатить компенсацию за неиспользованные дни. Причем не только за текущий год, но и за все предыдущие. Ведь отпуска за прошлые годы никоим образом не сгорают.

И зарплата, и компенсация за отпуск полагаются сотруднику независимо от основания увольнения и от того, какие еще выплаты ему причитаются. При этом сотрудник может и перегулять отпуск. Тогда, напротив, с него нужно удержать излишне выплаченные ему суммы.

Сотруднику может полагаться и специальное выходное пособие при увольнении по соглашению сторон. Это если стороны договариваются расторгнуть трудовой договор по обоюдному согласию с выплатой отступных.

Наконец, совершенно особая тема — сокращение штата . В данной ситуации сотруднику в любом случае нужно выплатить выходное пособие в размере среднемесячного заработка. А возможно, еще и заработок за второй и третий месяцы, а также дополнительную компенсацию за досрочное увольнение.

Все эти выплаты, кроме заработка за второй и третий месяцы при сокращении, нужно выплатить в последний рабочий день. А чтобы успеть в срок, должны быть в порядке и все кадровые документы, за которые в небольших компаниях тоже отвечает бухгалтер.

В этой статье вы найдете образцы всех необходимых кадровых документов, в том числе и трудовой книжки, которую также нужно обязательно выдать в последний рабочий день. Иначе компанию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства.

Заявление на увольнение

Форма заявления — произвольная. Главное, чтобы оно было письменным и подписано сотрудником. Поскольку никаких ограничений к оформлению заявления законодательством не предусмотрено, сотрудник может написать его от руки, напечатать на компьютере или заполнить на типовом бланке работодателя (ч. 1 ст. 80 ТКРФ , определение Конституционного суда РФ от 22 марта 2011 г. № 394-О-О).

Увольнять работника по собственному желанию без его письменного заявления, переданного непосредственно работодателю, неправомерно (см., например, апелляционные определения Свердловского областного суда от21 февраля 2014г. №33-2187/2014 , Белгородского областного суда от20 августа 2013г. №33-2622). Отсчет двухнедельного срока начинается на следующий день после того, как работодатель получил заявление работника об увольнении.

Пример
Менеджер ООО «Альфа» А. С. Кондратьев написал заявление об увольнении по собственному желанию в пятницу, 21 июля 2017 года, но передал его в службу персонала только в понедельник, 24 июля 2017 года. По договоренности с работодателем сотрудник отрабатывает срок, установленный законом, — две недели. Течение срока предупреждения начинается со дня, следующего за днем извещения сотрудником работодателя, то есть со вторника, 25 июля. Последний день срока предупреждения, а следовательно и дата увольнения, приходится на понедельник, 14 августа 2017 года. В этот день Кондратьеву нужно выдать трудовую книжку, иные необходимые документы и произвести с ним окончательный расчет. Выходные и нерабочие праздничные дни срок предупреждения об увольнении не продлевают.

При этом Трудовой кодекс РФ вовсе не требует, чтобы все эти две недели работник находился на своем рабочем месте. То есть отрабатывать их вовсе не обязан. Так, по его письменному заявлению ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Однако предоставление отпуска — право, а не обязанность работодателя.

Кроме того, работник может заболеть во время этих двух недель. Это также никак не отодвигает дату увольнения. Как и праздничные дни. Например, дата на заявлении — 31 декабря. Значит, последний рабочий день — 14 января. Но здесь действует правило переноса выходных дней: так, если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем его окончания считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 14 ТКРФ).

Двухнедельный срок также не прерывается на периоды командировки и иные подобные периоды.

В некоторых случаях двухнедельный срок при увольнении может не соблюдаться, это обусловлено невозможностью продолжения сотрудником работы, например, при зачислении в образовательное учреждение, выходе на пенсию. В этом случае работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.

В других случаях, установленных трудовым законодательством, работник имеет право расторгнуть договор и в более короткие сроки. Например, работник, заключивший трудовой договор на срок до двух месяцев, вправе уволиться по собственному желанию до истечения срока действия трудового договора, предупредив работодателя об этом не позднее чем за три календарных дня. Такой порядок увольнения прописан в статье 292 Трудового кодекса РФ.

Обходной лист при увольнении

Обходной лист — документ, который не обязательно оформлять при увольнении работника. Тем не менее его составляют большинство компаний.

Зачем нужен обходной лист. Во-первых, с помощью обходного листа работодатель может доказать, что выдал работнику на руки трудовую книжку в последний день его работы. Задерживать ее у себя компания не вправе ни на один день в любом случае. Иначе придется выплатить работнику заработок за все время задержки (ст. 234 ТКРФ).

Во-вторых, работодатель в обходном листе обычно указывает факт возврата или невозврата ему материальных ценностей (в том числе денег, например, подотчетных), а также иных предметов и документов, полученных работником при приеме на работу или позже.

В-третьих, обходной лист может пригодиться, если работник, уже уволившись из компании, захочет восстановиться на работе.

Допустим, сотрудник утверждает, что его подпись на заявлении об увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон недействительна (подделана, поставлена под давлением и т. д.). Либо заявления вообще не могут найти. Работодатель в таком случае может доказать факт увольнения с помощью обходного листа.

А иногда бывшие сотрудники пытаются доказывать незаконность увольнения тем, что обходной лист вообще не оформляли. Судьи такие аргументы не принимают (определение Московского городского суда от26 февраля 2014г. №4г/5-1433/2014). Но лучше иметь этот документ, чтобы не давать конфликтным сотрудникам лишних поводов для спора.

Что нужно предусмотреть в обходном листе. Прежде всего укажите в документе фамилию сотрудника, в каком подразделении он работал и на какой должности. Также отразите дату приему на работу и дату увольнения.

Обязательно зафиксируйте причину увольнения. Были случаи, когда сотрудники пытались доказывать, что их уволили незаконно. Но судьи отмечали, что поскольку приказ и обходной лист подписаны лично и никаких оговорок о несогласии с увольнением нет, то оно законно (апелляционное определение Московского городского суда от8 ноября 2013г. поделу №11-36841). Конечно, это при условии, что нет других веских доказательств незаконного увольнения.

— передал дела, сдал все отчеты и т. д. ;

— самостоятельно разработанную форму, в которой есть все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от6 декабря 2011г. № 402-ФЗ).

Если срок предупреждения закончился, а приказ об увольнении по каким-то причинам издан не был (при этом сотрудник не настаивает на увольнении), трудовые отношения с ним продолжаются (ч. 6 ст. 80 ТКРФ).

Какие документы нужно выдать работнику при увольнении

В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:

— трудовую книжку;

— справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от30 апреля 2013г. №182н ;

— иные документы (по письменному заявлению сотрудника).

Трудовая книжка

Запись об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке обычно формулируют так: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (образец приведен ниже). Так как запись об увольнении в трудовую книжку вносится со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ (п. 15 Правил , утв. постановлением Правительства РФот16 апреля 2003г. №225).

Запись об увольнении в трудовой книжке (образец)

Подробнее читайте в статье: "Образец заполнения трудовой книжки ".

Бывает, в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы сотруднику невозможно. К примеру, он отказывается получать бумаги или вовсе отсутствует. Тогда составьте специальное уведомление и направьте его сотруднику. Письмом с уведомлением или другим способом, позволяющим доказать факт отправки. В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте.

Сформулировать просьбу можно, например, так, как показано в нашем образце ниже.

Уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой

В уведомление вы также можете вписать и другие документы: справку о сумме заработка и все те бумаги, которые сотрудник ранее затребовал в письменной форме.

Со дня, в который выслано уведомление, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник, получив уведомление, даст согласие на отправку трудовой книжки по почте, сделайте это. Согласие сотрудника должно быть выражено в письменной форме. Такие разъяснения содержатся в письме Минтруда России от10 апреля 2014г. №14-2/ ООГ-1347 .

Если же работник так и не придет и ничего вам не ответит, оставьте трудовую книжку в компании на хранении до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня , утв. приказом Минкультуры России от25 августа 2010г. №558). Выдавать трудовую книжку кому-либо, кроме самого работника, можно только в одном случае — если есть нотариальная доверенность.

При других обстоятельствах — нельзя, даже если сотрудник сам просил это сделать по телефону или письменно.

Справка о заработке и исключаемых периодах

Такую справку компания должна выдать строго в день увольнения и без всякого заявления со стороны работника (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Иначе в случае болезни на новой работе сотрудник получит совсем маленькое пособие, так как средний заработок в расчетном периоде окажется неполным.

Кроме того, принципиальный работник может сообщить о задержке документа в трудовую инспекцию, а она в свою очередь оштрафовать организацию на сумму до 50 000 руб., руководителя — до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). И будет права, так как законодательство о социальном страховании относится к трудовому (ч. 2 ст. 1 ТКРФ).

Справку нужно заполнять от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) либо на компьютере. На документе должна стоять подпись руководителя и главбуха, а также круглая печать компании. При этом подчистки и исправления не допускаются.

И вот еще что: в справке надо отражать только те доходы работника, на которые были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. А такие взносы начисляют в пределах лимита, действовавшего в конкретном году. Таким образом, в справке по строке «2014 год» можно указать сумму не более 718 000 руб. За 2015 год максимум составлял 670 000 руб.

Прочие документы

Персонифицированная отчетность. Компания при увольнении должна выдать бумажную копию индивидуальных сведений каждому работнику на руки — раздела 6 расчета по форме РСВ-1 ПФР и . Таково требование пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ

2-НДФЛ . Эти справки компания должна выдавать только по просьбе работника. Не важно, продолжает он трудиться или уходит из организации (